公開日:2018年6月25日
最終更新日:

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前回の記事、「忙しいあなたにこそ試してほしい【工事業の】業務改善 その1」では、業務改善の重要性について学習しました。それでは、業務改善とは、具体的にどのようなことをすればいいのでしょうか。

新人OL
若葉ちゃん
今回は工事施工ではなく、業務の改善について解説します。

 

業務改善で目指したい3つのポイント

工事業は顧客管理から始まり、工事図面の確認や拾い出し、見積積算、材料原価の確認・材料の発注書作成など、業務の流れが複雑で工程も多岐にわたります。業務改善ではこの複雑な業務の流れを可視化し、全体像を把握することが重要になってきます。
その上で不要な業務を廃止し、ミスを抑制する運用体制を作ることが業務改善のポイントになります。
前回の記事で、業務改善で目指したいポイントは、主に以下の3点と解説しました。

効率化
ミスの低減・抑制
業務成果の向上

今回は、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

不要な作業を減らして業務を効率化

工事業の業務改善を行う上で一番はじめやすいのは、不要な業務の削減です。
「不要な仕事はないはず」と考えがちですが、実際に業務フローを作成したり、部署の垣根を越え、企業内全体で誰がどのように業務を行っているのか洗い出していくと、重複した業務や無駄な業務が見つかる場合が多々あります。

新人OL
若葉ちゃん
仙人、「無駄な業務」ってどのような内容でしょうか?
仙人
無駄な業務というのは、各目的に沿っているか、必要な工程であるか(重複した工程ではないか)などで、客観的な目で判断すべきじゃ。

 

工事業務には、大きく分けると以下の4つの流れがあり、これらの手順を可視化することで、不要な業務をあぶり出します。

工事業務実施の流れ

(例:工事計画の作成)

情報の流れ

(例:材料原価の把握、見積積算で必要な資料の確認・作成)

帳票の流れ

(例:受発注書の作成、売掛買掛管理、工事台帳の作成)

システム画面の流れ

(例:顧客管理)

例えば部門の壁を取り払って全体像を見ると、複数の担当者によって同じような業務をしている場合。この場合も1つにまとめる必要があります。
この他、昔ながらの方法で作業を行っていて時間が掛かっていた処理を、システムを使用することで時間短縮を図ることも重要です。

新人OL
若葉ちゃん
そうそう、先輩にこう教わったから…と材料の発注書を手書きで書いていたんですけど…実はパソコンからで大丈夫だったんですよぉ…
仙人
うむうむ。このようなことがないようにも、必要な工程であるか、客観的な目で判断は重要じゃ。
さらに若葉ちゃん、工事業向けシステム ハウロードシリーズを使えば、見積書の作成からそのまま取引先へ提出できる発注書を作成できるんじゃ。
面倒で間違えやすい材料計算の時間も短縮ができるわい。
新人OL
若葉ちゃん
えっ、早速先輩に教えないと!

 

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ミスの抑制のため、運用変更を見直す

ケアレスミスの場合は、再発防止策を常に考える習慣をつけることが大切です。なぜミスは起きたか、再発防止のためにすべきことをその都度部門間で検証し、変更を加えていきましょう。
特にミスが起こりやすい業務手順は、システム化などでミスの発生を抑制することも1つの改善策です。
また、業務のミスを減らすには、業務フローが最適かどうかの検証も有効です。作業工程に無理がないか、増員や減員によって防ぐことのできるミスではないか、など適時確認しましょう。

仙人
人間だから、ミスをするのは当たり前じゃ。ミスを憎まず運用を憎めじゃよ。運用に問題があるからミスが起こると考えるのじゃ。
新人OL
若葉ちゃん
ミスが起きやすい、といえばやはり見積書作成の計算ですよね
仙人
うむ。そういった、ミスが起こりやすい作業の洗い出しを行い、対策を考えるのじゃ。

例えば若葉ちゃんの言う見積の計算ミスは、システムを使うことで防げるわい。手作業で行うよりも、システムを使用することで補給数量なども加味した、正確な見積積算が行えるんじゃ。

新人OL
若葉ちゃん
先ほどの、効率化にも繋がりますね

 

業務成果の向上は社員の意識改革にも繋がる

業務改善が正しく機能すると、業務の質が向上します。
業務の質が変わると、成果に対する社員の意識も、変化していきます。

営業成績を伸ばすアイディアを出したり、コスト削減を意識するなど、社員自ら更なる業務改善を生む土壌を作っていくのです。

仙人
業務成果の向上は、簡単に出来ることではないんじゃが…、先ほどの「効率化」「ミスの抑制」によって時間短縮や環境が変わることで、決して不可能なことじゃなくなるわい
新人OL
若葉ちゃん
効率化で時間の短縮が進めば、それまでおざなりになっていた他の作業に着手できますものね。
仙人
うむ。それに、ミスの抑制によってチェックの二度手間三度手間が減る・精神的なストレスが減ることも大きく関係してくるわい
新人OL
若葉ちゃん
業務改善って、一つの改善だったとしてもこんなに素敵な連鎖が起きるんですね

 

業務改善は事業発展の第一歩

業務の効率化やミスの抑制などの業務改善が行われると、必然的に業務時間の短縮につながってきます。
この成果をどのようにフィードバックするのか。単に残業時間が短縮され人件費の削減に繋げる方向性もありますが、更なる事業の発展に繋がるよう事業計画を見直してみましょう。

以上、業務改善について解説しました。業務改善は部門ごとではなく、部門の壁を取り払って全体で行なうことで、大きな効果が期待できます。
目的がコスト削減だけではなく、更なる事業の発展に向けて業務改善に取り組んでみてください。

 

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