公開日:2018年7月10日
最終更新日:

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工事業では、見積計算を行う上で必要になる資料、各取引先の材料原価、工事台帳などの各種書類、顧客のデータなど、多くの情報を扱わねばなりません。

ここでは、それらの膨大な情報を効率的に保管・運用し業務改善の一助となる「一元管理」という方法について解説します。

 

仙人
ハウロードシステムでは、みなさんの工事業に関するお悩みにお答えしています。
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一元管理とは情報を一箇所でまとめて管理すること

「一元管理」とは業務の流れに際し必要な情報をすべて単一の箇所にまとめて保管し、管理することです。
膨大な情報のなかから必要な情報を探すのに時間がかかったり、担当者の不在で工事の進捗状況が確認できなかったりするのは、効率的ではないですよね。これまでバラバラに管理していたデータを一箇所で管理することにより、情報を探すことが簡単になり、その共有も正確かつスムーズになります。

新人OL
若葉ちゃん
あの情報はどこだっけ、って探す作業は本当に疲れますよね…。探した後にさらに作業を行うのですし、無駄な時間は減らしたいです。
仙人
ハウロードシリーズなら、必要な情報はすべてこの中じゃ!見積作成から受注・原価管理、販売管理に至るまでの一連の業務の流れを、まとめて一か所で管理・運用することが可能じゃ。

 

一元管理で、業務はより速く・より正確に

欲しい情報が簡単に探せる

一箇所に必要な情報がすべてまとまっていれば、どこを探せばいいか分からない、といったことが起こりません。
一箇所に情報がまとまっていることにより担当者が不在でも探すことが出来れば、無駄な連絡待ちややりとりもありません。

仙人
ハウロードシリーズなら、豊富な検索機能で、簡単に欲しい情報にたどり着けるんじゃ。何年も前に完了した工事の情報であっても、すいすい見つけられるわい。

 

情報共有もスムーズに

単一のシステム上で担当者が進捗を随時更新しておけば、担当者の在不在にかかわらず使用者の誰もがリアルタイムでその情報にアクセスし、状況を把握することができます。
支店などがある場合には、支店と本店の間での情報の共有を一元管理することで、業務がスムーズになります。

新人OL
若葉ちゃん
異なる支店の情報を知りたいとき、些細なことでも都度電話するのってお互いに時間や確認手間が発生して…。あまり効率的ではないですよね。
仙人
ハウロードシリーズなら、VPN環境があればそんな無駄もないぞよ。使用者ごとにパスワードを設定したり、使える機能を制限することもできるから、セキュリティの面でも安全じゃ。

 

業務上のミス予防にも繋がる

見積から受注、そして工事施工までの一連の業務の流れを一つのソフトで管理することで、各担当者の間で認識の齟齬が生じず、ミスを防ぎやすくなります。

新人OL
若葉ちゃん
確かに、見積作成はこっち、受注した工事はこっち…と色々な場所で管理をしていると、一人で作業や管理をしていても大変ですよね。担当者が異なったり、関係者が多いとなおさら大変です。
仙人
一元管理は、時間短縮に役立つだけではなく、業務の正確さにも寄与するのじゃ。

 

一元管理で業務改善!

以上、情報の「一元管理」について解説しました。一元管理を行うことで、情報の保管・共有の効率性が上がり、また各工程における業務の正確さも高まります。情報管理の複雑な工事業において、一元管理という方法は大幅な業務改善の一助となることでしょう。

 

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