「Excelでの管理に限界を感じている…」
「汎用の業務システムを導入したけど、建設業の実務に合わない…」
こんな悩みを抱えている建設会社は少なくありません。一般的な業務システムやExcelは、確かに便利です。しかし、建設業には建設業特有の商習慣や会計処理があります。
他の業種では問題なく使えてるシステムなのに、建設業だと、どうしてこんなに扱いづらいんでしょうか…？
汎用的に作られた仕組みは、建設業の業務フローを前提にしておらんからのう。
本記事では、なぜ建設業には「建設業に特化したシステム」が必要なのか、その理由を解説します。
ここがポイント！
「これ、毎月ちょっと面倒だな…」
そう感じつつも、当たり前として続けている業務はありませんか？
まずは、建設業の現場で多くの会社が直面している代表的な“限界ポイント”を見ていきましょう。
「今月の売上、どうやって計上すればいいんだっけ…」
建設業では、工事の進捗に応じて売上を計上する「工事進行基準」が使われます。
Excelで対応しようとすると、まず工事ごとの進捗率を確認し、出来高を算出し、そこから前月までに計上した売上を差し引く必要があります。
この計算を毎月・すべての工事分行わなければならず、計算ミスや入力漏れが起こりやすいのが実情です。
これ…毎月、全工事分やってると思うと、正直それだけで気が重くなりますね……。
そうじゃな。
作業そのものより、“漏れてないか”“間違ってないか”を毎回気にするのが、一番の負担になるんじゃ。
「この原価、未成工事支出金にするんだっけ、工事原価にするんだっけ…」
工事途中で発生した材料費や外注費は、「未成工事支出金」として管理し、工事完成後に「完成工事原価」へ正しく振り替える必要があります。
しかしExcelでは、この振替タイミングの判断を人が行うことになるため「まだ未成か」「もう完成扱いか」といった判断ミスや、振替漏れ・二重計上が起きやすくなります。
正しく処理しようとするほど、作業が増えていく感じがします…。
それがExcel管理の限界じゃな。
正確さが求められる処理ほど、人の手に頼るやり方は重くなる。仕組みで支えないと、続かんのじゃ。
「この業者、発注はしたけど検収はまだ。支払いはいつだっけ…」
建設業では、1つの工事に対して複数の下請け業者と取引が発生します。
発注したかどうか、納品は終わっているか、検収は済んでいるか、請求書は届いているか、支払いはいつか――。
管理すべき段階が多いため、Excelで一覧管理していても、「今どこまで進んでいるのか」が分かりにくくなりがちです。
発注はしたし、請求も来てる気はするんですけど……。
検収が終わったかどうか、自信がなくて。
Excelは記録には向いておるが、進捗を追いかける道具ではないからのう。
「Excelが限界なら、業務システムを導入すれば解決するのでは？」
そう考える方も多いでしょう。
実際、汎用の業務システムは多くの業種で活用されています。
ただし、建設業の業務は工程や原価の考え方が独特なため、そのままでは実務にフィットしない場面が出てきやすいのも事実です。
・工事進行基準の自動計算機能がない
・未成工事支出金の管理に対応していない
・下請け構造を前提とした発注管理ができない
・出来高管理の機能がない
せっかくシステムを入れたのに、最後はExcelを開いて計算してます……。
システムとExcel、両方見ることになる。
これでは“楽になるはず”が、逆にやることが増えてしまうのう。
ここまで見てきたように、Excelや汎用システムでも、工夫すれば一定の管理は可能です。
しかしその多くは、「建設業の業務を、無理に当てはめている」状態とも言えます。
計算は合っているのに手間がかかる。
数字は出せるのに、判断が遅れる。
仕組みとしては動いているのに、現場も経理も疲弊していく――。
それは建設業の業務そのものが、他の業種とは前提条件の異なる構造を持っているからです。
では、建設業にはどんな特徴があり、なぜ専用の仕組みが求められるのでしょうか。
建設業ならではの「特殊性」を整理していきましょう。
| 一般的な業種 | 商品を販売したら、その時点で売上計上 分かりやすい |
| 建設業 | 工事期間が数ヶ月〜数年にわたる 完成まで売上がゼロだと、実態を反映しない そのため、工事の進捗に応じて「部分的に」売上を計上する |
当期の売上 = 請負金額 × 当期末の進捗率 前期までの累計売上
進捗率 = 実際にかかった原価 ÷ 予定総原価 × 100
この計算を、毎月、全案件について行う必要があります。Excelで手計算するのは、現実的ではありません。
理屈は分かるんですけど、
進捗率を毎回正確に出すのって、現実的じゃないですね……。
うむ。
正確さが求められるほど、手作業は破綻しやすい。
建設業では、工事が完成するまでの原価を「未成工事支出金」として資産計上します。
未成工事支出金とは、工事がまだ完成していない段階で発生した原価をまとめて管理するための勘定科目です。
材料費や外注費、人件費など、工事にかかった費用は、完成するまでは費用として処理せず、貸借対照表上では「資産」として計上されます。
そして工事が完成したタイミングで、それまで未成工事支出金として計上していた金額を「完成工事原価」へ振り替えます。
この処理によって、工事ごとの収支を正しく把握できるようになり、建設業の実態に即した会計処理が行われます。
| 時点 | 処理 | 勘定科目 |
|---|---|---|
| 工事中 | 材料費100万円を支払い | 未成工事支出金 100万円 |
| 工事中 | 外注費50万円を支払い | 未成工事支出金 50万円 |
| 工事完成 | 未成工事支出金を振替 | 完成工事原価 150万円 |
この未成工事支出金の処理は、すべての工事について、案件ごとに、毎月繰り返し行う必要があります。
工事が完了するまでの間、原価は資産として管理し続け、進捗や完成のタイミングに応じて、正しく振り替えなければなりません。
しかし一般的な汎用システムでは、建設業特有の「未成工事支出金」という考え方が前提に組み込まれていないケースが多く、そのままでは対応できません。
この支払い、どの工事でしたっけ…って、
システムとExcelを見比べることが増えました。
原価は入っとるのに、案件と結びついておらんのじゃな。
それでは、管理しているようで、管理しきれておらん。
こうした運用では、月次処理の負担が大きくなるだけでなく、振替漏れや紐づけミスといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
「正しく処理するために、かえって手間が増える」という状況に陥ってしまうのです。
建設業では、元請け→一次下請け→二次下請けという階層構造があります。
・1つの工事で、複数の下請け業者に発注
・各業者の作業内容、金額、納期が異なる
・出来高に応じて部分払いすることもある
・検収が完了しないと支払いができない
発注した先も見なきゃいけないし、
発注日、納品予定日、実際に届いた日、検収して、請求が来て、支払いして…。
一つの工事なのに、確認することが多すぎて頭がこんがらがります。
一つでも抜けると、全体が分からなくなるからのう。
管理すべき情報が多い仕事ほど、一覧で見えんと“見ているつもり”になってしまうんじゃよ。
これらを案件ごと、さらに業者ごとに管理しようとすると、Excelではどうしても限界が見えてきます。
複数のシートやファイルを行き来しながら確認する必要があり、「発注は済んでいるが検収はまだ」「請求は来たが支払いは未処理」といった状況を、正確に追い切れなくなるのです。
建設業の業務には、他にも汎用システムでは扱いにくいポイントがいくつかあります。
| 出来高管理 | 建設業では、工事の進捗を「出来高（％）」で管理し、売上や支払いを計算します。 しかし一般的には出来高の概念がなく、工程ごとの進捗管理ができません。 |
| 実行予算や外注費 | 工事ごとに組む「実行予算」は、原価管理の要です。 材料費・労務費・外注費を項目別に管理し、実績と比較する必要があります。 しかし一般的には実行予算の概念や外注費がなく、対応していません。 |
| 工事台帳 | 建設業では、工事ごとの収支を把握するため「工事台帳」を作成します。 受注額、予算、実績原価、粗利などを一覧で確認する帳票です。 工事業特有の帳票のため、一般的システムでは工事台帳の仕組みがなく、必要な情報を集めて手作業で作成することになります。 |
業務システムを選ぶとき、多くの人は「価格」や「機能の多さ」で判断します。
ですが最も重要なのは、「そのシステムが、自社の業界を理解しているか」です。
業界を知らないシステムでは、機能は豊富でも建設業の実務に合わないことも。
そのため実務に合わせようとすればカスタマイズが必要で追加費用がかかったり、結局Excelとの二重管理になる可能性もあります。
業界を知っているシステムなら、基本的に建設業の実務を前提に設計されているため標準機能で建設業の要件をカバーできる可能性がぐっと上がります。
でも仙人、機能だけ見ると、汎用システムのほうが何でもできそうに見えるんですけど……
そう思うのも無理はないな。
じゃが、業界特化システムには“特化しているからこそ得られる強み”があるんじゃよ。
特化してると、そんなに違うんですか？
大きく分けて、3つのメリットがあるんじゃ。
建設業特化システムは、建設業の用語や業務フローを前提に設計されています。
- 「工事台帳」「実行予算」「出来高」という言葉がそのまま使われている
- 画面の構成が、建設業の業務フローに沿っている
- マニュアルを見なくても、直感的に使える
汎用システムを建設業向けにカスタマイズしようとすると、対象業種が異なることからカスタマイズ費用がかさみます。
建設業特化システムなら、標準機能で建設業の要件をカバーしているため、カスタマイズが不要だったり、最低限でのスタートが行えます。
建設業特化システムは、すでに多くの建設会社で導入されています。
- 同じ業界の会社の事例が豊富
- 自社と似た規模、業態の会社の使い方が参考になる
- 「うちでも同じように使えそう」とイメージしやすい
建設業特化システムにも、いろいろな製品があります。
最後に、選ぶときのポイントもご紹介します。
| ポイント①：自社の業態に合っているか | 住宅建築、土木、リフォームなど、業態によって必要な機能が異なる 自社の業態に特化した機能があるか確認 |
| ポイント②：規模に合っているか | 大企業向けと中小企業向けでは、システムの作りが違う 自社の規模に合ったシステムを選ぶ |
| ポイント③：サポート体制は充実しているか | 導入時の支援 運用中のサポート バージョンアップの対応 |
これらを確認して、自社に合ったシステムを選びましょう。
建設業には、建設業特有の商習慣、会計処理、業務フローがあります。
Excelや汎用システムでも、工夫すれば対応できるかもしれません。しかし、それには膨大な手間とコストがかかります。
建設業特化システムを使う最大のメリットは、「業界を知っている」という安心感かもしれません。
「これ、建設業の実務に合ってるの？」と不安にならない
「この機能、使い方が分からない」と悩まない
「同じ業界の会社が使っている」という信頼感
システムは、長く使うものです。
「業界を知っているシステム」を選ぶことで、長期的に安心して使い続けられます。
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- 実行予算と実績原価の対比
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