「見積書が多すぎて探すのに時間がかかる…」再提出等の場面も多い工事業では、よくあるお悩みのひとつ。
ハウロードシリーズは、そんな悩みも抜粋検索機能で解決できます。
フォルダをまたいで検索できるため、大量のデータの中から必要な情報を瞬時に見つけられます。
物件名や日付、担当者名など、条件を指定すればピンポイントで検索可能。
業務の効率化だけでなく、チーム内での情報共有もスムーズに！
・ピンポイントで必要な見積書を探せる
・以前作成した見積書を簡単に見つけて、修正・再利用もスムーズ
・担当者が変わっても、必要な見積書をすぐに検索でき、引継ぎ作業や業務効率の効率化
どんな機能？
物件名や日付、担当者などの条件を設定して見積書の検索が行えます。
フォルダをまたいで一括検索ができるため、大量のデータの中から特定の物件や見積もりを瞬時に見つけることが可能です。
アンド検索にも対応しており、「特定の物件名＋担当者」など複数の条件を組み合わせて検索が行えます。
抜粋検索機能とは？
抜粋検索とは、保存されている見積データの中から条件を指定して素早く絞り込み・検索できる機能です。
通常、見積書が増えてくると「どのフォルダに入れたか」「誰が作ったか」を把握するだけでも手間がかかります。抜粋検索では以下の条件から検索が行えます。
- 物件名・工事件名
- 日付（期間指定）
- 担当者名
- 得意先・提出先
- 見積状況（作成中・受注決定など）
これらの条件を複数同時に指定するAND検索にも対応しており、「特定の担当者が作成した、〇〇物件の見積書」といったピンポイントな絞り込みが可能です。
見積書を探すたびに「どこに保存したっけ…？」と悩むことはありませんか？
抜粋検索機能を活用すれば、フォルダ内の保存一覧から瞬時に検索し、必要な見積書を素早く見つけることができます。
保存一覧はフォルダ分類機能も備えており、「年度別」「担当者別」など整理することが可能。さらに検索抜粋機能を活用すれば、業務のスピードアップにつながります。
・フォルダを一つひとつ開いて確認
・Excelファイルを手動で探す
・担当者に直接聞かないとわからない
・見つかるまで数分〜数十分かかる
・フォルダをまたいで一括検索
・キーワード入力で瞬時にリストアップ
・担当者不在でも自分で見つけられる
・数秒で目的の見積書に到達
「担当者が急に休んで、見積書がどこにあるかわからない…」「引継ぎしたばかりで、過去のデータがすぐに出てこない…」そんな経験はありませんか？
再見積や修正依頼のたびに元データを探し回るのは、時間も手間もかかります。
抜粋検索なら、担当者が不在でも、引継ぎ直後でも、物件名や担当者名などの条件を入れるだけで必要な見積書をすぐに呼び出せます。フォルダが年度別・担当者別に分かれていても、フォルダをまたいで一括検索できるため、保存場所を覚えていなくても大丈夫です。
大量の見積データの中から特定の1件を探すとき、条件が1つだと候補が多すぎて絞り込めないことがあります。
そんなときに役立つのがアンド検索です。
物件名や日付、担当者などの条件項目から、「物件名＋担当者名」「日付＋工事件名」など複数の条件を組み合わせて指定することで、欲しい情報をピンポイントで抽出できます。
仙人〜！見積書が多すぎて、探すのに毎回すごく時間かかるんですけど…
ほっほっほ。数百件あっても、一発で見つかるようになるぞえ。
え、一発で！？どうやってでしょう？
条件を組み合わせて検索できる「アンド検索」なら、目的の見積書にあっという間にたどり着けるぞえ。
- 担当者が休みや出張で不在
- 担当者が変わった
- 過去の見積書を参考にしたい
このような時、「すぐに見積書を確認したいのに…」と困った経験はありませんか？
抜粋検索なら、物件名や工事件名、日付などの情報からフォルダをまたいで一括検索できるため、担当者が不在でも必要なデータを即座に見つけられます。
前担当者が作成した見積書や過去のデータもスムーズに検索が行えるため、業務が効率化できます。
抜粋検索機能は、ハウロードのフォルダ分類機能と組み合わせることで、さらに効果を発揮します。
見積データを「年度別」「担当者別」「工事種別」などのフォルダで整理しておくことで、日常の管理はフォルダで、急いで探したいときは抜粋検索で、と状況に応じた使い分けが可能です。
・「年度別」で整理して、過去の工事との比較・参照がスムーズに
・「担当者別」で整理して、引継ぎ時にも担当者ごとのデータを即確認
・「工事種別」で整理して、同種工事の過去見積を参考に新規作成
また、見積書に関連する図面・写真・Office文書なども見積データと一緒に保管できるため、工事に必要な情報を1か所にまとめて管理できます。
作成した見積書はExcel（CSV）やPDFへの書き出しにも対応。
取引先への提出や社内共有がスムーズに行えるほか、CSVデータはハウロードの他製品へそのまま取り込むことも可能です。
見積書作成を起点に、受注管理・原価管理へとデータが連携されるため、二重入力の手間なく業務全体を効率化できます。
A. はい。フォルダをまたいで一括検索できます。
保存先がどのフォルダであっても、条件に合致した見積書がすべてリストアップされます。
A. できます。
担当者名を条件に指定することで、特定の担当者が作成した見積書のみを抽出できます。
AND検索と組み合わせれば、さらに細かな絞り込みも可能です。
A. はい。検索結果から直接見積書を開き、修正・再利用が行えます。
以前作成した見積書を元に新しい見積を作成する際にも便利です。
連番管理はシステムが自動で！見積番号も効率化
見積書をもっと魅力的に！見積初心者も簡単に作成できる表紙機能
