見積作成を社長一人で担っている会社では、社長が現場に出ている間、届いた見積依頼を進められないことがあります。
- 現場から会社へ戻ると、机の上に新しい見積依頼が置かれている。
- 内容を確認し、図面を開き、材料を一つずつ拾い出す。
- 単価や施工条件を確認して、原価と利益を見ながら金額を決める。
取引先へ早く提出したいと思っていても、社長が会社へ戻るまで見積作成を始められなければ、その分だけ着手も遅くなります。
一方で、見積を早く進めるためとはいえ、価格や利益に関わる判断まですべて社員へ任せるのは不安が残るものです。
そこで考えたいのが、見積を丸ごと任せるのではなく、作業を分ける方法じゃ！
社員が会社の基準を使って見積の土台を作り、社長が確認と最終判断を行う。
この分担ができれば、社長が現場にいる間にも見積作成を進められます。
帰社した社長も、白紙から入力を始める必要はありません。
本記事では、見積・積算システムハウロードESスターターを活用した電気工事会社の業務分担を、一件の見積が届いてから提出されるまでの流れに沿ってご紹介します。
※本記事は、見積業務を社長が中心となって行っている電気工事会社を想定した活用例です。特定企業の導入事例ではありません。
ある日の午前10時。社長が現場へ出ている間に、取引先から定型工事の見積依頼が届きました。
メールを受け取った社員は、工事名や取引先、見積提出日などの案件情報を確認します。
これまでなら、社員ができるのは依頼書を印刷して社長の机に置くところまで。
工事名や提出日を確認しても、その先の見積明細には手をつけられず、実際に見積作成が始まるのは社長が現場から戻ってからでした。
材料の価格や工事に必要な手間を判断できるのは社長だけ。
「勝手に進めて間違えるより、社長に作ってもらった方がよい」と考えるのも無理はありませんよね。
そこで導入したのが、見積・積算システム「ハウロードESスターター」です。
ハウロードESスターターの導入後、社員の仕事は「依頼書を社長の机に置くところまで」ではなくなりました。過去に作成した似た工事の見積や、あらかじめ登録された会社の見積条件を使い、担当する範囲で次の作業を進められます。
- 取引先や工事名、見積提出日などの案件情報を入力する
- 過去に作成した似た工事の見積を複写する
- 今回の工事に合わせて、指示された材料や数量を変更する
- よく一緒に使用する材料を、登録済みの組み合わせから追加する
- 社長の確認が必要な材料や条件を、分かるように残す
材料の選定や最終金額まで、社員だけで判断する必要はありません。
社員が過去の見積や社内の指示をもとに土台を整えておけば、社長は帰社後、変更箇所や原価・粗利を確認し、最終金額を決めるところから始められます。
社員は社長の帰社を待つだけではなく、自分たちで対応できるところまで見積作成を進められるようになりました。
社員の経験に応じて任せる範囲を決められるため、現在の役割分担を大きく変えることなく見積作成を分担できます。
社員が最初に行うのは、取引先や工事名、見積提出日などの基本情報の入力です。
続いて、社長や現場担当者から共有された材料をシステム上で検索して選び、指定された数量を入力します。
積算経験のある社員なら、依頼内容や図面から材料と数量を拾い出すところから担当することもできます。
ここで社員が、材料の単価や工事にかかる手間を一から判断する必要はありません。
見積・積算システム「ハウロードESスターター」には、材料ごとの提出単価や掛率、付属品率、施工方法に応じた歩掛など、会社で使用する見積条件をあらかじめ登録できます。
材料マスタには、品名や単価だけでなく、掛率や付属品率、施工方法ごとの歩掛など、見積作成に使用する情報を材料ごとに登録できます。
材料を選んで数量を入力すると、登録されている条件や係数をシステム側で計算し、見積明細の金額が自動で計算されます。
これまで社長の頭の中にあった「この材料にはこの提出単価」「この施工方法ならこの歩掛」という基準を、システムへ登録しておきます。
すると社員は、社長の帰りを待たなくても、共有された材料と数量をもとに見積作成を進められます。
社長は帰社後、入力済みの明細を確認し、必要な箇所を調整して最終金額を決めればよくなります。
Excelなどで見積を作成している場合、担当者ごとにファイルを保存していると、社長へ渡す際にファイルを送り直したり、どれが最新のデータか確認したりする手間が生じることがあります。
ハウロードESスターターでは、作成した見積情報を一元管理し、複数のパソコンから確認・編集できます。
社員が途中まで作成して保存した見積を、帰社した社長が自分のパソコンから開き、そのまま続きを確認・修正できます。
社員さんが入力した見積を、帰ってきた社長が自分のパソコンでそのまま確認できるんですね。これなら、続きからすぐに作業を始められます。
夕方、現場から戻った社長がシステムを開きます。
画面には、取引先や工事情報が入力され、登録済みの材料と数量が並んでいます。
会社で設定した条件が反映された見積明細も、すでに途中まで作成されています。
社長が始めるのは、依頼内容を見ながら一から材料を入力する作業ではありません。
社員が準備した明細を引き継ぎ、主に次の内容を確認します。
- 入力された材料や数量に、間違いや不足がないか
- 未登録の部材や、通常とは異なる施工条件をどう扱うか
- 表示された原価・粗利金額・粗利率に問題がないか
- 工事条件や取引先との関係、必要な金額調整を踏まえ、いくらで提出するか
必要な箇所を修正したら、見積書の仕上がりを確認して提出します。
社長が担うのは、社員が準備した見積を確認し、例外となる条件を調整して、最終金額を決めることです。
取引先や工事情報、材料、数量などの入力を社員が先に進めることで、社長は一から見積を作る工程を減らし、経験が必要な確認と判断に集中できるのじゃ！
見積業務を分担するために、最初からすべての役割や運用方法を決める必要はありません。
まずは過去に作成した見積の中から、今後も依頼される可能性が高く、変更箇所を把握しやすい一件を選んでみましょう。
今回の工事と完全に同じ内容でなくても構いません。
ハウロードESスターターでは、作成済みの見積を丸ごと複写できます。
社員は複写した見積をもとに、取引先や工事名、提出日を今回の内容へ変更し、社長や現場担当者から指示された材料と数量を入力します。
過去の単価や条件をそのまま使用するのではなく、最終的に社長が今回の工事条件に合っているかを確認し、必要な箇所を修正したうえで、一件の見積を完成させます。
原価や粗利も確認できるため、今回の工事に必要な利益を見込んだ見積へ仕上げられます。
- 案件情報の入力は社員に任せられる
- 材料と数量の指示があれば、明細作成まで進めてもらえる
- 特殊な条件や最終金額は、社長が確認する
といった、自社に合った分担の範囲が具体的に見えてきます。
次に内容の近い見積依頼が届いたときは、社員が担当できるところから作成を始め、社長はその続きを確認する。まず一件を一緒に作ることが、見積業務を無理なく分担していく第一歩になります。
見積作成を社員へ任せることは、単価や利益の判断まですべて手放すことではありません。
会社で繰り返し使う基準をシステムに登録し、社員がその基準を使って見積の土台を作る。
判断できない箇所だけを社長へ戻し、社長が原価や利益、例外条件を確認して最終金額を決める。
この分担なら、社長の経験を見積に活かしながら、社長が不在の時間にも作業を前へ進められます。
社員にとっても、何も分からない状態から価格を決めるのではなく、会社の基準を使いながら見積作成へ関われます。
まずは、よく作る見積一件からで構いません。
次に見積依頼が届いたとき、社長が帰社するまで机の上で止めておくのではなく、社員が「ここまで進めておきました」と渡せる会社へ。
見積・積算システムハウロードESスターターが、その最初の分担を支えます。
オンラインデモでは、材料を検索・選択し、数量を入力して見積明細を作る流れから、原価・利益を確認して最終金額を決めるまでの操作をご覧いただけます。
- 社員に任せやすい作業
- 社長が確認・判断する作業
- 最初に登録しておきたい材料や条件
を整理し、自社に合った使い方をご案内します。
社長だけでなく、実際に見積入力を担当する社員や事務担当者の方も、ぜひご一緒にご参加ください。
見積・積算システムハウロードESスターターでできることや、見積作成を支える機能を資料にまとめています。社内でのご検討や、現在の見積方法との比較にお役立てください。
ハウロードシリーズは、電気工事・設備工事・建築工事向けに展開する、工事業専用の見積積算・受注原価・販売管理システムです。
業種別の専用シリーズを備えており、見積作成だけでなく受注後の原価管理や請求管理まで一元化したい工事会社に適しています。
サブスクリプション形式と買い切り型、二つの製品から選べるわい。
初期費用・継続期間の縛りもないぞよ！
