「来月、決算だ…」
カレンダーを見て、決算月が近づいていることに気づく。
その瞬間から、頭の中でやるべき作業が一気に増えていく——原価の集計、進捗率の計算、内訳明細書の作成。
建設業の経理を長く担当してきた方であれば、決算期特有の業務量の増加や、処理の複雑さに心当たりがあるのではないでしょうか。
工事進行基準や未成工事支出金など、一般企業とは異なる処理も多く、「これで合っているのか」と確認に時間を取られる場面も少なくありません。
決算業務そのものが大変なのではなく、確認・集計・修正に追われる構造が、負担を大きくしている。
決算って、やっぱり大変なものなんですよね……
うむ。だがのう、“決算そのもの”が大変なのではない
え、そうなんですか？
確認し、集め、直す。
その作業が、毎回ゼロから始まっておることが問題なのじゃ
では、この負担を軽くする方法はないのでしょうか。
本記事では、建設業経理の決算業務を効率化し、負担を減らすための具体的な考え方と方法をご紹介します。
ここがポイント！
決算月が近づくと、日常業務に加えて決算対応が一気に重なります。
結果として、どうしても業務時間が延びがちになります。
建設業の決算では、月次処理とは別に、工事ごとの原価確認や進捗率の再計算、資料の作成・修正が必要になります。
・月末の1週間
各現場から納品書・請求書を回収し、原価を集計
・月初の1週間
工事ごとの進捗率を算出し、売上を計上
・月初の2週目
勘定科目内訳明細書を作成し、税理士へ提出
・月初の3週目
税理士からの確認事項に対応し、修正を行う
これらが短期間に集中するため、「決算月は忙しくなるもの」という状態が常態化してしまいます。
決算月になると、急に仕事が増えた感じがします
実際には、仕事が増えているのではない
え、そうなんですか？
日々やっていた作業の“集計・確認・修正”が、決算月にまとめて発生しておるだけなのじゃ
それで、毎年忙しくなるんですね……
建設業の会計処理は、一般的な企業とは異なる点が多くあります。
- 工事進行基準の計算方法は適切か
- 未成工事支出金の振替に漏れはないか
- 内訳明細書の記載内容や順序に問題はないか
確認すべき点が多いため、一度計算して終わり、とはいきません。
念のために再確認し、別の資料と突き合わせ、それでも「本当にこれで良いのか」と迷いが残る。
長年、同じやり方で対応してきたものの、「もっと効率的な方法があるのではないか」と感じつつ、相談先が分からず、結果として現状のやり方を続けている。
──こうした状況も、決して珍しくありません。
長くやってきても、毎年ちょっと不安が残ります
経験を積んだからこそ、
確認すべき点が見えるようになったのじゃ
それって、良いことなんでしょうか……？
良いことじゃ。
ただし、人の記憶と注意力に頼るやり方には限界がある
「すみません、先月の原価、教えていただけますか」
現場に電話やメールで確認。でもなかなか返事が来ない。
催促すると、「今、現場で忙しいから後で」と言われる。
・納品書に工事名が書いてない（どの工事か分からない）
・請求書の日付が先月じゃない（来月分が混ざってる）
・手書きのメモで読めない
確認のために、再度連絡を入れる。でも現場も立て込んでおり、すぐに回答が返ってくるとは限らない。
経理は作業が止まり、現場は対応に追われる。
本来必要のないやり取りが増え、双方に負担が積み重なっていきます。
「このExcel、誰が作ったんだっけ……」
前任者が作成したExcelを、そのまま使い続けている。
数式が複雑で、どこを修正すればどこに影響が出るのか分からない。
ミスが怖くて、最低限の入力以外は触れないままになっている。
工事が増えるたびに、シートをコピーして対応するものの、工事件数が20件、30件と増えてくると、ファイルは重くなり、動作も不安定になる。
- 数式が壊れていないか常に不安
- ファイルが固まるたびに作業が中断される
- 誰かに引き継ぐことも難しい
「このまま使い続けて大丈夫なのだろうか」
そう感じながらも、代替手段が分からず、結果としてExcelに頼り続けているケースも少なくありません。
このExcel、触るのが怖くて……
どこを直したら、何が崩れるか分からないんです
それは無理もない
工事件数が増える前提で作られておらん道具を、無理に使い続けておるからじゃ
一般企業の例として、飲食店を考えてみましょう。
飲食店では、料理を提供したタイミングで売上が発生します。
今日お客さまに料理を出せば、今日の売上として計上される。
非常に分かりやすい仕組みです。
・工事期間：3ヶ月〜1年
・今月は工事の途中
・でも売上は「進捗に応じて」計上しなきゃいけない
飲食店であれば、1日の売上を集計すれば、その日の業績は把握できます。
売上の発生と集計のタイミングが一致しているため、管理は比較的シンプルです。
一方、建設会社では、同じ考え方は通用しません。
工事は数日で完結するものではなく、数か月から年単位で進行するためです。
・いくらで受注したか（請負金額）
・いくら予算を組んだか（実行予算）
・今までいくら使ったか（実際原価）
・進捗率は何%か
・売上はいくら計上するか
・利益はいくら出そうか
工事って、1件ずつなら何とかできそうですけど……
実際には、同時に10件、20件が動いておる
全部について同じ管理が必要なんですね
そうじゃ。
それが建設業経理の負担を大きくしておる
| お金をもらうタイミング | ・契約時に前受金：500万円 ・工事完成時に残金：500万円 ・合計：1,000万円 |
| 会計上の売上計上 | ・工事進行基準で、進捗に応じて毎月計上 ・例：進捗30%なら、売上300万円 |
お金は動いているのに、売上としてはまだ計上できない。
あるいは、売上は計上されているのに、入金はこれから。
こうしたズレが日常的に発生するため、数字の意味を理解するのが難しくなります。
これが、建設業会計の分かりにくさにつながっています。
ここまで見てきたように、建設業の経理負担が大きくなる原因の多くは、情報が現場と経理で分断されていることにあります。
この分断を解消し、日々の業務と決算業務をつなぎ直すために設計されているのがハウロードシリーズです。
ハウロードシリーズの大きな特徴は、見積を起点に、受注・原価・販売管理までを一つの流れでつなげていることです。
日々の業務の中で入力された情報が、そのまま蓄積され、決算期にあらためて集め直す必要がありません。
「その場しのぎ」ではなく、業務の流れそのものを整理する設計がされています。
だから、現場と経理で情報を行ったり来たりしなくて済むんですね
うむ。
情報を集め直す必要がなくなれば、確認や修正に追われることも減っていく。
分断されていた業務が、一つの流れになるのじゃ
では、ハウロードシリーズを使うと、具体的にどのように業務が変わるのでしょうか。
「原価、教えてください」という電話が不要になります。
従来は、決算月に入ってから現場へ原価の確認を行います。
必要な材料費や外注費を依頼し、現場は過去の資料を探してFAXで送付。
経理側では、その内容を一つひとつExcelに転記していました。
1.現場担当者が、材料が納品されたら入力
2.外注業者から請求が来たら、経理が入力
3.決算時には、すでに原価が入力されている
4.あとは確認するだけ
現場とのやり取りは、「確認のための連絡」から「記録を確認する作業」へ変わります。
また、ハウロードシリーズでは、工事ごとに業務メッセージを残せます。
過去の指示や連絡内容を後から簡単に確認できます。
決算時に原価や進捗を確認するためだけの連絡が減り、経理は既に蓄積された情報をもとに確認作業を行えるようになります。
従来の方法では、Excelに計算式を入れて数値を算出します。
しかし、「この数式で本当に合っているのか」と不安になり、念のため電卓で検算を行うことも少なくありません。
それでもなお、計算結果に確信が持てず、確認作業を繰り返してしまいます。
・原価を入力すれば、進捗率を自動計算
・進捗率から、売上を自動計算
・計算式は組み込まれているから、間違えがない
「合っているのかな」と悩む時間が減り、確認や検算にかけていた手間も大幅に少なくなります。
確認ばかりしていた時間が、なくなりそうです
うむ。その分、判断も早くなる。
迷いが消えれば、仕事の流れも自然と整っていくものじゃ
「便利そうなのは分かったけれど、
本当に自分にも使えるのだろうか」
ここまで読んで、そう感じた方もいるのではないでしょうか。
便利そうなのは分かったんですけど……
自分にも使えるのか、ちょっと気になります
その気持ちはもっともじゃ。
では次に、よくいただく不安から順に見ていこう
「私、パソコン得意じゃないんです…」
そう感じている方も多いでしょう。
建設業向けのシステムは、現場や経理の実務を前提に、専門知識がなくても使えるよう設計されています。
難しい操作を覚える必要はありません。
ITに詳しくない方でも使えるよう設計されています。
難しい専門用語は極力使わず、画面構成もシンプル。
「次に何をすればいいか」が画面上で分かるため、迷わず操作を進めることができます。
基本的な操作はボタンを押すだけなので、複雑な設定や入力を覚える必要はありません。
ボタンひとつでここまで！工事管理に役立つ帳票たち～工事台帳だけじゃない！原価も経費も一覧で見える工事別管理帳票
「今のやり方に慣れてるし、変えるのが怖い…」
分かります。長年同じやり方でやってきたのに、いきなり変えるのは不安ですよね。
でも、こう考えてみてください。
| 今のやり方を続けるリスク | ・決算のたびに残業が続く ・いつまでも不安が消えない ・自分が休んだら、誰も対応できない |
| システムを導入するメリット | ・決算が楽になる ・計算ミスの不安がなくなる ・自分が休んでも、他の人が対応できる |
最初は戸惑うかもしれません。でも、慣れれば「なんでもっと早く導入しなかったんだろう」と思っていただけるはずです。
「ただでさえ忙しいのに、システムの使い方を覚えるなんて無理…」
確かに、最初は覚えることがあります。でも、それは一時的なことです。
覚えること
・基本的な操作（入力、確認、出力）
・決算処理のボタンの押し方
最初は不安でしたけど、
これなら続けられそうです
最初の数日で流れが見えれば、あとは自然に手が動くようになるわい。
・複雑な計算式
・Excelの関数
・科目の振替の仕訳
面倒な計算や集計は、システムが自動で行います。
操作を細かく覚える必要はありません。
最初の1週間は、新しい流れに慣れるため少し大変に感じるかもしれません。
しかし、その先は確実に作業が整理され、
トータルでは、業務がぐっと楽になります。
また、システムで最も大きく変わるのは、「時間」です。
例えば、削減できる時間
・原価の集計：3時間→30分（2.5時間削減）
・進捗率の計算：5時間→30分（4.5時間削減）
・内訳明細書の作成：3時間→10分（2.5時間削減）
この時間で、何ができるでしょうか。
- 定時で帰れる
- 他の仕事に集中できる
- 経営者への報告資料を作れる
あるいは、単純に「心の余裕」が生まれます。
「建設業の経理は大変」
「決算期は残業が当たり前」
そう思い込んでいませんか？
確かに、手作業でやれば大変です。
でも、システムを使えば、驚くほど楽になります。
いつも一生懸命、数字と向き合って、会社を支えてくださっていること、本当に尊いことだと思います。
新しいことに不安を感じるのは、自然なことです。
実際、多くの方が同じ気持ちから始めています。
それでも、使ってみると「意外と簡単だった」と感じています。
最初の一歩は、知るだけで大丈夫
でも、もっと楽にできる方法があるなら、試してみてもいいんじゃないでしょうか。
無料で資料をお送りしています。まずは是非、どんな仕組みかを知るところから始めてみてください。
