「あの見積、どこに保存したっけ」
「前回と似た工事なのに、また最初から入力している」
「受注はできたけれど、思っていたほど利益が残っていない」
工事業の見積業務では、このような場面が少なくありません。
材料費や労務費、外注費、現場経費など、工事ごとに異なる条件を確認しながら金額を組み立てる。
さらに、見積を提出したあとも、実際にかかった原価や利益を振り返り、次の工事へ活かしていく必要があります。
では、見積・積算システムを導入すると、こうした日々の業務はどのように変わるのでしょうか。
- 見積作成にかかる時間は、どのくらい変わるのか
- 過去の工事データを、次の見積へ活用しやすくなるのか
- Excel管理から切り替えることで、どのような効果があるのか
- 見積から原価・利益まで、どこまでまとめて管理できるのか
といった点が気になる方も多いのではないでしょうか。
カタログや機能一覧だけでは、導入後の実際の変化まではなかなか分かりません。
だからこそ、すでにシステムを使っている企業が、どこに効果を感じているのかは、導入を検討するうえで大切な判断材料になります。
そこで今回は、電気工事業をはじめとする工事業向けの見積・積算・原価管理システム「ハウロードシリーズ」をご利用いただいているお客様を対象に、アンケートを実施しました。
導入前に抱えていた悩みが、システムを使い始めてからどのように変わったのか。
また、日々の業務の中で、どのような点に使いやすさや効果を感じているのかをご紹介します。
機能が多いかどうかだけじゃなくて、実際の仕事がどう変わったのかが知りたいです！
そうじゃな。見積を作る時間だけでなく、過去のデータを探す手間や、原価・利益の確認まで。
導入前と比べて何が変わったのかを見ていこう。
今回のアンケートでは、ハウロードシリーズをご利用中のお客様に、主に次の内容を伺いました。
- 導入前に感じていた課題
- 導入後に感じた業務の変化
- 実際に使って満足している点
- 業務改善につながったと感じるポイント
「導入して便利になった」という一言だけでは、どこがどのように変わったのかまでは分かりません。
そこで今回は、見積作成、データ管理、原価確認といった日々の業務に目を向けながら、利用しているお客様の声をご紹介します。
見積・積算システムを導入する前には、見積を作成することだけでなく、作成したあとのデータ管理や、原価・利益の確認にも課題を感じていたことが分かりました。
- 見積作成に時間がかかっていた
- 原価管理ができていなかった
- 過去のデータを活用できていなかった
- Excel管理に限界を感じていた
- 見積どおりの利益が出ていなかった
特に目立ったのが、過去の見積データを十分に活かせていないことや、Excelでの管理に限界を感じていたという声です。
見積書そのものは作れていても、ファイルが担当者ごとに分かれていたり、保存場所やファイル名が統一されていなかったりすると、必要な見積を探すだけでも時間がかかります。
- 前回と似た工事なのに、参考にしたい見積が見つからず、また一から入力する。
- 見積は残っていても、実際にどれだけ原価がかかり、どのくらい利益が残ったのかまでは分からない。
こうした状況では、せっかく蓄積したはずの情報を、次の工事へ十分に活かせません。
今回のアンケートからは、見積書を作成できるかどうかだけでなく、作成したデータを探せること、振り返れること、次に使えることまで含めて、課題を感じていたことが見えてきました。
Excelでも見積書は作れますけど、それだけでは足りないんですか？
見積書を作るだけなら可能じゃ。
ただ、ファイルが増えてくると、以前の見積を探したり、工事後の原価や利益を確認したりするのが難しくなるんじゃよ。
- 「あの見積は、どのフォルダに保存しただろう」
- 「同じ名前のファイルがいくつもあるけれど、どれが最終版だろう」
- 「担当者が休みで、保存場所が分からない」
こうした確認だけで、思った以上に時間がかかることがありますよね。
見積書が残っていても、実際にかかった材料費や労務費、最終的にどれだけ利益が残ったのかまで一緒に確認できなければ、次の見積に十分活かすことはできません。
その結果、工事が終わってから、
「想定していたより原価がかかっていた」
「受注金額は確保できたのに、思ったほど利益が残らなかった」
と気づくこともあります。
過去の見積や原価を次の案件へつなげるためには、データをただ保存するだけでなく、必要なときに探し出し、内容を振り返れる状態にしておくことが大切です。
今回のアンケートからも、見積書を作成することだけでなく、作成したデータを管理し、原価や利益を確認し、次の工事へ活かすことに課題を感じていたことが分かりました。
システム導入後に、導入前の課題がどの程度改善したかを尋ねたところ、次の結果となりました。
- 業務効率が大幅に改善した：20％
- 業務効率が改善した：60％
- 一部改善した：20％
「大幅に改善した」と「改善した」を合わせると、80％のお客様が、導入前と比べて明確な改善を実感しています。
さらに「一部改善した」を含めると、回答したすべての企業が、程度の差はあっても、導入前より何らかの変化を感じていました。
- 見積を作る時間が短くなった。
- 以前のデータを探しやすくなった。
- 担当者以外でも、見積内容を確認しやすくなった。
こうした一つひとつの変化が、日々の業務負担を軽くしていきます。
見積・積算システムの効果は、単に入力が速くなることだけではありません。
これまで人やファイルごとに分かれていた情報をまとめ、必要なときに使えるようになることも、大きな変化のひとつです。
また、導入後も材料や単価の登録内容を見直したり、社内での使い方をそろえたりすることで、蓄積したデータをさらに活かしやすくなります。
- データを簡単に管理できる
- 操作が分かりやすい
- 必要な情報をすぐ確認できる
- サポート対応が良い
- データを繰り返し利用しやすい
- 他のシステムより使いやすい
中でも、最も多く選ばれたのは「データを簡単に管理できる」という項目でした。
見積・積算システムを利用するメリットのひとつは、作成した見積や登録した材料、単価などを蓄積し、次の業務へ活かしやすくなることです。
例えば、以前と似た工事の見積依頼が入ったとき、過去のデータをすぐに確認できれば、毎回ゼロから入力する必要はありません。
前回使用した材料や数量、単価を参考にしながら作成できるため、入力の手間を減らせるだけでなく、確認漏れを防ぐことにもつながります。
また、データを一か所にまとめておけば、担当者ごとにファイルが分散しにくくなります。
「あの案件について分かる人がいない」
「担当者が休みなので、内容を確認できない」
といった状態を減らし、見積内容の確認や担当者間の引き継ぎも行いやすくなります。
また、データを管理しやすいことに加えて、自社の帳票や仕事の進め方に合わせられるかどうかも、長く使い続けるためには大切です。
- 自社の帳票に合わせて使用できる
- 必要な項目を見やすく表示できる
- 用途に応じてレイアウトを変更できる
- 操作に迷ったときに相談できる
ハウロードでは、今使っている見積書に合わせることもできるんですか？
もちろんじゃ。用紙サイズや文字の位置、線の太さや色、社印やロゴなどを細かく調整できるぞ。
用途に応じて複数の見積書式を登録し、使い分けることも可能なんじゃ。
自由でキレイな見積書式！細かなニーズに合わせ、使いやすく
見積データをまとめて管理しながら、提出する見積書も自社に合わせられるんですね！
そうじゃ。便利な機能があるだけでなく、普段の仕事に無理なくなじむことも、長く活用するためには大切なんじゃよ。
例えばハウロードシリーズでは、見積書に担当者印をデジタルで押印できます。
担当者を選んでボタンを押すだけで押印できるため、見積書を印刷し、手作業で押印してからスキャンし直す必要がありません。
- 担当者の承認済みであることが一目で分かり、見積書の信頼性向上につながる
- 押印漏れや位置のばらつきを防ぎやすい
- 電子データのまま送付でき、提出までの時間を短縮できる
自社に合わせた見積書式を使用しながら、押印までシステム上で完結できることも、日々の見積業務を無理なく効率化するポイントです。
今回のアンケートでは、回答したすべての企業が、システム導入後に何らかの業務改善を感じていました。
中でも高く評価されたのは、見積や材料などのデータをまとめて管理し、過去の情報を次の業務へ活用しやすい点です。
工事業の見積は、作成して提出したら終わりではありません。
- 工事が完了したあとに、見積時の原価と実際にかかった原価を振り返る。
- 想定より手間がかかった作業や、利益が残りにくかった理由を確認する。
- そして、その結果を次の見積へ反映する。
この積み重ねが、見積の精度を少しずつ高めていきます。
- 類似工事の見積を作成しやすくなる
- 過去に使用した材料や単価を確認しやすくなる
- 担当者が変わっても情報を共有しやすくなる
- 工事ごとの原価や利益を振り返りやすくなる
といった変化も期待できます。
ハウロードシリーズでは、見積作成の効率化だけでなく、作成した見積データを、受注後の原価管理や販売管理へつなげることができます。
まずは見積業務から導入し、必要になった段階で原価管理や販売管理まで広げることも可能です。
現在の業務や社内体制に合わせて、必要な機能から始められます。
- 見積作成に時間がかかっている。
- 過去の見積が十分に活用できていない。
- 工事が終わるまで、どのくらい利益が残るのか分かりにくい。
そう感じている場合は、見積書の作り方だけでなく、作成したデータをどのように保存し、次の工事へ活かしているかも、一度振り返ってみてはいかがでしょうか。
見積データを蓄積し、必要なときに取り出し、次の工事へつなげられる仕組みを整えることが、日々の負担を減らし、利益を守る見積づくりにつながります。
ハウロードシリーズは、電気工事業をはじめとする工事業向けに、見積・積算から受注、原価、販売管理までを支援する業務管理システムです。
必要な機能を選んで導入できるため、まずは見積業務から始め、将来的に原価管理や販売管理まで運用を広げることもできます。
「今使っている見積書式に対応できるか知りたい」
「自社には、どの機能が必要なのか相談したい」
「実際の操作画面を見ながら検討したい」という方は、お気軽にお問い合わせください。
ハウロードシリーズは、電気工事・設備工事・建築工事向けに展開する、工事業専用の見積積算・受注原価・販売管理システムです。
業種別の専用シリーズを備えており、見積作成だけでなく受注後の原価管理や請求管理まで一元化したい工事会社に適しています。
サブスクリプション形式と買い切り型、二つの製品から選べるわい。
初期費用・継続期間の縛りもないぞよ！
