見積書は、顧客と社内で求められる役割が異なります。
- 顧客向け…工事内容や金額が分かりやすい見積書を提示
- 社内向け…外注費や仕入価格、社内マージンなどの詳細を残して原価や利益の確認に活用
顧客には分かりやすくシンプルに。社内では正確で詳細に。
この両立をするために、提出用と社内用を2種類作成するなど、手間のかかる運用を行っている会社もいらっしゃるのでは。
ハウロードシリーズの階層・隠れ階層機能を使えば、その手間は不要じゃ！
ハウロードシリーズの「階層・隠れ階層機能」を使えば、1つの見積データに社内用の内訳を保持したまま、ボタン操作で、印刷時に顧客へ開示しない階層を非表示にできます。
見積書の中で、外注費や社内マージンなど「顧客には見せたくない情報」を階層化しておき、ボタン操作ひとつで表示／非表示を切り替えいただけます。
社内用では詳細を保持したままコスト管理に活用でき、顧客提出用では必要な部分だけをすっきりと提示できます。
1つのデータで「顧客用」と「社内用」を両立できるため、修正や金額変更があっても一括で反映。
二重管理や作り分けの手間がなくなり、常に正確な数字を共有できます。
・最大6階層で、工事内容や費用の内訳を整理
・顧客に開示しない階層は、印刷時に非表示
・社内管理に必要な原価や利益の情報は、同じ見積データ内に保持
・提出用と社内用を別々に作成・管理する手間を軽減
どんな機能？
ハウロードシリーズの階層機能は、
見積書を最大6階層まで分けて構成できる機能です。
細かい作業項目を整理し、
「どこにどれだけ費用がかかるか」が直感的に分かる見積書になります。
また、隠れ階層機能を使うと特定の階層を印刷時に非表示にできます。
外注費や社内マージンなど、顧客には開示しない情報を内部用に保持しつつ、
顧客に提出する見積書には表示しない運用が可能です。
ここがポイント！
工事業の見積書では、工事の種類や作業内容によって多くの項目を扱うことがあります。
階層機能を使えば、大きな工事区分から細かな作業項目まで、最大6階層で段階的に整理できます。
見積内容を階層ごとにまとめることで、どの部分にどれだけの費用がかかるのかを確認しやすくなります。
顧客提出用と社内管理用の見積書を別々に作成すると、金額を変更するたびに両方を修正する手間がかかります。
階層・隠れ階層機能では、社内向けの詳細を含む1つの見積データを作成し、ボタン操作で、印刷時に特定の階層を表示するか非表示にするかを切り替えられます。
ハウロードの「階層＆隠れ階層機能」を使えば、 1つの見積データから「顧客用」と「社内用」をワンクリックで切り替え可能です。
例えば「外注費の階層を隠す」設定にすれば、そのまま顧客提出用の見積書を印刷できます。
同じデータに社内向けの詳細も保持しているため、再入力や複製の必要はありません。
- 顧客提出用…外注費や社内マージンを隠し、見やすく整理した形で仕上げる
- 社内用…原価や利益の詳細を残しておき、経理や現場管理に活用
同じ見積データを使うため、提出用と社内用に分けて再入力したり、複製した見積書を個別に管理したりする手間を減らせます。
見積書は、お客様にとって契約前の大切な判断材料。
しかし、工事業の見積は項目が多く、さらに原価や社内マージンなど顧客に直接伝える必要のない情報も含まれることも…。
そのまま全てを開示してしまうと、 数字が複雑で分かりにくい、あるいは 余計な疑問や不信感を招いてしまう可能性もあります。
顧客に提出する際は、指定した階層を非表示にし、必要な工事内容と金額を整理して提示することで、「どの部分にどれだけの費用がかかるのか」が直感的に伝わり、全体像を把握しやすくなります。
必要な情報だけを的確に提示することで、顧客の安心と納得感を高めることができるのじゃ！
- 顧客に誤解を与えず、信頼感を損なわない
- 提案の意図を理解してもらいやすくなる
- 契約や受注につながるスピードが上がる
例えば、外注パートナーの発注費用、社内マージン、仕入れ価格、利益率などは、社内での経営判断や原価管理に欠かせないデータです。しかし、これらをそのまま顧客に見せてしまうわけにはいきません。
ハウロードシリーズは見積書作成時に社内管理用の詳細情報を入力しておきながら、印刷や提出時にはボタン操作で簡単に非表示にできる仕組みになっています。
常に社内の必要情報は確保しつつ、顧客に提示するのは必要十分な情報だけ。
「出すべき情報」と「出さない情報」をシステムで切り分けられることは、見積担当者にとって大きなストレス削減になります。
- 社内管理に必要なデータはしっかり残る
- 顧客対応ではシンプルで分かりやすい見積を提示できる
- 情報の出し過ぎによるトラブルや不信感を未然に防げる
外注費、仕入価格、社内マージン、利益率などは、社内で見積内の原価や利益を確認するために必要な情報です。
隠れ階層機能を使えば、これらの詳細を1つの見積データ内に保持し、社内で費用や利益の構成を確認する際の情報として活用できます。
顧客への提出時には、指定した階層を印刷する見積書に表示しないよう切り替えられます。
隠れ階層内の金額を変更した場合は、システムが見積書全体を自動で再計算します。
社内用の内訳を変更したあとに、合計金額を手作業で計算し直す必要がないため、変更後の確認作業を減らせます。
特に、項目数の多い工事や多くの材料を扱う見積書で、内訳の変更に対応しやすくなります。
連番管理はシステムが自動で！見積番号も効率化
見積書をもっと魅力的に！見積初心者も簡単に作成できる表紙機能
ハウロードシリーズは、電気工事・設備工事・建築工事向けに展開する、工事業専用の見積積算・受注原価・販売管理システムです。
業種別の専用シリーズを備えており、見積作成だけでなく受注後の原価管理や請求管理まで一元化したい工事会社に適しています。
サブスクリプション形式と買い切り型、二つの製品から選べるわい。
初期費用・継続期間の縛りもないぞよ！
