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知らないと損!便利な機能、階層機能とは?

「見積書を作ったはいいものの、後から見直そうと思って困った…」そんな経験のある工事業者様も多いのではないでしょうか。

膨大で複雑になりがちな工事業の見積書には、階層のある内訳明細書の添付が有効です。

工事業向けの見積ソフトに多くみられる「階層機能」とは、簡単に階層を使って見積明細書が作成できる機能のことをいいます。

今回は、知らないと損をする!工事業向けの見積ソフト特有の機能、階層機能についてご説明します。

 

わかりにくい見積書は階層を使った内訳明細書で解決

一般的に見積書といえば「品名とそれぞれの金額、合計金額が記載されたもの」ですね。

工事業の場合では見積書は工事の規模に比例して、その量も増すことがほとんどです。

大型施設の新築工事など、場合によっては材料を箇条書きにするだけでも100ページを超えるなど膨大な量になる場合があります。

そのため明細を書かずに「一式」として記載されることも。

しかし、それでは内容が確認できず取引先に不安を与えかねませんし、再提出など自社で確認をとる際にも不便です。

そこで有効となるのが「階層」のある「内訳明細書」が添付された見積書です。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、「階層」とは何でしょうか?
以前学んだ「積算に用いる表現は全ての関係者にとってわかりやすいものにする」ためにも、工事業の見積書とは切り離せない関係じゃ。

仙人

 

「階層」とは?

内訳明細書の書き方、「階層」とは?

工事業では、例えば以下のように工事の種類などによってカテゴリを分け記載していく方法があります。

レベル0ではカテゴリごとの一式金額と合計金額を記載し、レベル1以降では材料ごとの単価などを記載していきます。

レベル0事業区分
レベル1工事区分
レベル2工種
レベル3種別
レベル4細別
レベル5規格
レベル6積算要素

 

この記載方法は「内訳明細書」と呼ばれ、これらを形成する各レベルを「階層」といいます。

階層を使うことで工事の構成やそれにかかる費用がひと目でわかり、膨大な明細も見やすくなります。

公共工事の場合、国土交通省の「公共建築工事内訳書標準書式」に、内訳書の標準の書式が記載されているんじゃ。

仙人

新人OL 若葉ちゃん

仙人、「階層」を作るのは結構手間な気がするのですが…どうしても必要ですか?

 

「階層」で見積作成を行うメリット

階層を使用し見積作成を行うメリットは、明細を見やすくする以外にもたくさんあります。

その他の階層メリット
  • 誰にとっても見やすい見積書作成ができる
  • 見積書の作成時・再提出時、修正対応がスムーズ
  • 代価表の作成が簡単に行える

 

上記はメリットのうちほんの一部ですが、階層での見積作成はスムーズで正確な見積作成には欠かせない存在です。

見積ソフトの購入時には、「階層機能」があるかは重要なポイントじゃ!

仙人

機能があった際のポイントも、次で説明していきます。

 

階層機能のポイント

階層機能のある見積ソフトを購入する際、重要となるポイントがいくつかあります。

階層機能は工事業向けの見積ソフトでは一般的な機能です。

ですが、多業種向けの見積ソフトでは機能自体が付属していなかったり、工事業向けに使用するには内容が不十分なこともあります。

「機能はあっても内容が不十分で使えなかった…」ということがないよう、下記の機能が含まれているかも合わせて確認しましょう。

階層機能のポイント
  • 何レベルまで階層を作成できるか
  • 階層単位でのコピーや削除は可能か
  • 「隠れ階層機能」はあるか

 

何レベルまで階層を作成できるか

必要な階層の数は通常行っている業務の規模や、どのような区分で階層を作成するかにもよります。

平均的な使用方法の場合は「レベル3」ほどまでは階層を作成できるソフトがおすすめです。

 

階層単位でのコピーや削除は可能か

工事業の階層機能で重要なポイントが、階層単位でのコピーや削除、移動が行えるかです。

多業種向けの見積ソフトは階層機能があっても、ごく稀に階層単位での操作が行えないケースがあります。

単に内容を束ねるフォルダの役割の階層機能では、何度も見積書の再提出を行うことが珍しくない工事業の場合は使い勝手が良いとは言えません。

 

「隠れ階層機能」はあるか

代価表をよく作成する建設業では、「隠れ階層機能」は特に重要なポイントです。

それ以外の工事業においても、使いこなすことができれば「隠れ階層機能」は大変便利な機能です。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、「隠れ階層機能」とはどんなものですか?
「隠れ階層」と聞くと複雑な印象となってしまうんじゃが、一言でいえば「任意の階層を非印刷にできるか」じゃ!

仙人

取引先には提出したくない内訳など、階層単位で「印刷を行う/行わない」が選択できれば、より正確な見積作成が行えます。

新人OL 若葉ちゃん

なるほど…是非階層機能を活用して、明細書を作成したいですね。
便利な階層機能、使わないと損をするわい。

仙人

新人OL 若葉ちゃん

ところで。表計算ソフトでは「改ページ」で書いていくことになるので、結構な手間なのですが…「工事業向け見積ソフト」ではどう操作するのでしょうか?

ハウロードシリーズの「階層機能」

最後に、ハウロードシリーズの階層機能をご紹介いたします。

見積書に掲載する際の階層の区分について「どう記載すればよいかわからない…」という方も、是非動画を参考になさってください。

※音声が出ます。再生の際はご注意ください。

 

ハウロードシリーズの階層機能
  • クリックするだけの簡単操作で階層作成
  • 階層単位でのコピーや移動
  • 隠れ階層

といった、今回紹介した機能を網羅しています。

明細行の行数なども気にせず見積作成ができるので、見積作成時間も大幅に短縮できます。

新人OL 若葉ちゃん

わっ、簡単ですね。これなら再提出の際の修正も、私にできそうです!

工事業の見積作成を簡単に行うには専用ソフトがおすすめ

非常に複雑であると同時に正確さが求められる工事業の見積作成。

弊社積算用ソフト「ハウロードシリーズ」をご活用頂く企業様が増えてきています。

弊社のハウロードシリーズの見積・積算システムは、パソコン1台でご使用いただけるスタンドアロン版なら88,000円(税込)からご用意

建設業向けの見積システムなら、スタンドアロン版で55,000円(税込)でお使いいただけます。

電気工事業向けEシリーズ、設備工事業向けSシリーズは職種別の歩掛を4種類まで設定可能です。

ハウロードシリーズのメリット
  • 歩掛や雑材料などの細かな係数は、「数量」を入力すればシステムが自動で算出
  • 工事の規模にかかわらず短時間で適切な見積書を作成
  • 作業効率を大幅にアップ

見積書は、発注側と請負側のどちらにとっても非常に重要なものです。

新人OL 若葉ちゃん

材料を選んで数量を入力するだけなら、今の方法より時短になりますね!早速社長に教えないと!
ハウロードシリーズなら、見積の作成と一緒に原価や販売の管理も行えるんじゃ!見積作成で業務効率も利益も上昇じゃ!

仙人