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「見積書を作成して」と言われ、いったいどこから記載を行えばよいか分からず本記事にたどり着いた方も多いのではないでしょうか。
見積書は、項目や金額などを明示することで相手方との取引をスムーズにし、発注を促す重要な役割を担っています。
工事業の見積書は、記載する内容などを「国土交通省」がまとめています。
本コラムでは、そちらの内容を踏まえつつ、一般的なビジネス文書として見積書に最低限記載すべき項目をご紹介します。
仙人、「見積書を作成して」と言われたのですが、何を記載すればよいのでしょうか？
うむ、それにはまず、「どうして見積書の作成を行うのか」その目的について説明するわい。
今回ご説明するのは、どのような項目を記載するか？です。
積算については、「積算の方法」の記事をお読みください。
積算とは？積算の方法【赤字工事をなくす工事業の見積作成】
今回は、基本的な見積書の書き方についてご説明いたします。
工事業で見積書が必要な理由
見積書は、書面にすることで様々な役割を果たしています。
見積書が果たす役割｜トラブル回避
見積書を提出する際、口約束では後々トラブルになりかねません。
「何が見積内容に含まれているのか、どこに何を取り付けるのか」を明確に書面で表すことで、トラブルを防ぐ目的があります。
見積書が果たす役割｜社内外への説明
工事前･工事施工中･施工完了後に至るまで、あらゆる場面で社内外への説明書の役割も果たします。
工事業に詳しくない取引先にも、自社内にも。双方にとって分かりやすい見積書を作成することが重要です。
見積書が果たす役割｜顧客の信頼感向上
- どんな材料を使用するのか
- 価格はそれぞれいくらなのか
これらの情報をはっきりさせることで、取引先の信頼を向上します。そのため、見積書には書くべきとされる事項があります。
こと工事業においては、国土交通省のホームページで配布されている「公共建築工事見積標準書式」にて、記載が推奨されている項目があるのじゃ。
なるほど。記載する目的が分かりました。
では、どういった内容を書くのでしょうか？
見積書は3つの要素から成り立っているんじゃ。
それぞれがどんな役割かを解説した上で、記載内容の説明をしていきます。
見積書の構成と必要な項目
見積作成を行うにあたり、どのように見積書が構成されているかを知る必要があります。
工事業の見積書は、「表紙」「内訳書」「条件書」の3つから構成されています。
- 表紙
- 内訳書
- 条件書
順番に解説していこう。
まずは、それぞれの概要について確認をした後、詳細を解説するぞよ。
見積書の構成その① 見積表紙
見積書の表紙は、取引先との信頼関係を築き円滑な取引を進めるためにもとても重要なものです。
表紙と聞くと何やら難しい印象を受けるかもしれませんが、誰しもが一度は目にしたことのある「合計金額」などが記載された箇所のことです。
見積書の構成その② 見積内訳書
見積明細とも呼ばれる部分です。
文字通り、見積表紙に記載した「合計金額」の内訳について記載します。
大規模な工事の場合、明細部分が100ページ以上に及ぶこともあるんじゃ！
見積書の構成その③ 見積条件書
実際の工事にあたり、どこからどこまでを工事範囲とするかを記載します。
工事範囲を明確にすることで、お客様と意見の食い違いなどのトラブルを防ぐことができる重要な役割があるわい。
では、具体的にそれぞれどのような項目を記載するのでしょうか？
「見積条件書」については、それぞれの企業によって記載内容が異なってくるので今回は割愛するが、表紙と内訳書についてを解説していこうかの。
これだけは押さえたい！見積書に最低限必要な記載項目
- 一般的に見積書で記載すべき事項
- 「公共建築工事見積標準書式」にて記載が推奨されている項目
それぞれどんなものがあるのかをまとめました。
見積表紙の記載項目
工事業の見積表紙では、大きく分類して4つの項目を掲載することが「公共建築工事見積標準書式」にて推進されています。
- 合計金額
- 法定福利費
- 工事に関する項目
- 作成者に関する項目
この他にも、一般的なビジネス文書として記載を行う項目があり、そちらも解説を行います。
法定福利費は見積書で重要な項目じゃ。
「法定福利費」については、近年になって記載が勧められるようになったため戸惑う方も多いかもしれません。
詳細はこちらの記事で解説しているので、是非確認してみてくださいね。
法定福利費とは？工事業では見積書に内訳明示を。各項目をわかりやすくご紹介
「見積書」「御見積書」といった、この書類が見積であると分かるタイトルを記載します。
大まかな費用を知るために作成する「概算見積書」というものもあります。
何度も再提出を行うことがある工事業では、見積番号も重要です。
見積書に番号を振り分けます。
見積先の会社名や屋号、担当者の部署や氏名を記載します。
「株式会社」は(株)と省略しないこと、誤字・脱字や「様」「御中」などの付け忘れにも注意しましょう。
間違えやすい「様」「御中」の使い分けですが、下記のように覚えると分かりやすいです。
- 様…個人宛
- 御中…企業や学校宛て
ただし、「株式会社○○ 山田太郎」のような場合やご担当者宛ての場合、様となることに注意しましょう。
また、「宛て」は使いません。
見積書の中で最も重要な部分ですので、上部に大きな文字ではっきりと記載します。
取引内容（内訳）の下にも合計金額として記載します。
法定福利費とは法律上支払い義務のある社会保険料のうち、事業主が負担するべき部分を指します。
国土交通省から提示されている「社会保険の加入に関する下請指導ガイドライン」が平成27年４月より改訂されました。
近年見積書に明記する必要があると定められ、企業側ではそれぞれの従業員にかかっている法定福利費の正確な算出が求められるようになりました。
- 健康保険(健康保険料、介護保険料)
- 厚生年金保険(厚生年金保険料、子ども・子育て拠出金)
- 雇用保険料
- 労災保険※
※労災保険料は、工事業の標準見積書で内訳明示の非対象
法定福利費については、下記の記事で詳しく解説しています。
法定福利費とは？工事業では見積書に内訳明示を。各項目をわかりやすくご紹介
見積書の発行日もしくは提出日を右上の位置に記載します。
- 見積書の有効性を確認する基準となる
- 最新の内容であること証明するためにも役立つ
発行日は、いつ作成したかを明確にするだけでなく、後述の「見積有効期限」の起算日にもなるんじゃよ。
見積書内容の有効期限を記載します。
「本見積提出後○週間」のように記載します。
仙人、どうして有効期限を記載する必要があるんでしょう？
材料価格の変動が起こりやすい工事業では、特に必要な項目の一つじゃ。
材料価格の変動で損をしないためにも、有効期限の記載は必要です。
有効期限を明確にすることで、取引先との交渉期間を定め、条件変更やトラブルを防ぐことができます。
見積発行から長期間経過後に依頼が来てしまった場合、下記のような恐れがあります。
- 材料費の高騰により利益が圧迫されてしまうリスク
- リソース不足による他案件の影響 など
発注時点で見積金額を変更できなければ、結果的に利益を圧迫される事態に繋がりそうですね。
うむ。他にもこのような不安が考えられるわい。
- 材料費高騰による赤字
- 取引先が見積書を無期限に有効と解釈してしまい、長期間にわたって交渉が停滞する可能性
- 見積条件が曖昧なまま保留となり、リソース確保が行えない
- 取引先に「管理が杜撰だ」と受け取られ、信用を損なう恐れも
工事の件名を記載します。
官公庁の工事の場合、指定された工事名を記載します。
工事業の場合、見積の対象範囲は「工事」。
どの場所で工事を行うか…など、工事に関する情報を記載するわい。
工事の内容や範囲が不明各だと、取引先との認識のずれやトラブルの原因になりかねません。
反対に、必要な情報が適切に記載された見積書は、どの工事に対する提案かを正確に伝え、スムーズにやり取りを進めることができます。
工事を行う場所を記載します。
住所で記載することもあれば、「○○学校」など固有名詞で記載することもあります。
工期や受け渡し場所などを記載します。
同様に、支払い期限や支払い方法も具体的に記載します。
支払いに関する条件を明示することで、取引先との金銭トラブルを防ぎ、スムーズなお支払いを促します。
支払い期日が明記されていないと、いつ払えば良いか分からず混乱するじゃろう。
きちんと明記されていれば、お互い確認の手間もなくスムーズに進みそうですね。
見積書を作成した担当者の会社名・代表者氏名・住所・電話番号を記載し、社印や担当者印を押印します。
見積作成者の氏名・連絡先も併せて記載を行うことが好ましいです。
見積書の表紙に作成者の情報を記載することで、責任の所在をはっきりさせ、透明性向上ができそうですね。お客様からの信頼獲得にも繋がりそうです。
その通り。そのため、正式名称で記載を行うわい。
例えば法人の場合、登記されている正式名称を書くのじゃよ。
- 製造業者または専門工事業者名
- 所在地
- 代表者氏名
- 代表者印または社印
- 見積作成者の氏名
- 見積作成者の連絡先
例えば所在地なら、連絡や書類の送付、訪問などで必要となる情報じゃ。
必要な情報を正確に伝えることで、取引の信頼性に繋がるわい。
書くことがたくさんありますね…。
見積表紙に記載する内容は、いずれも取引を進める上でお客様側にとって重要な情報。
例えば連絡先が明確でないと、ちょっとした確認事項が生じた際も時間がかかってしまい、結果的に取引先に迷惑がかかってしまいます。
予め必要な情報を記載しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
ここまでが見積表紙に記載する内容じゃ。
表紙に関する詳しい内容は、下記の記事でも解説しておるわい。
見積書の表紙がもたらすメリットとは？工事業者向けの記載項目も徹底解説
続いて、「見積内訳書」に記載する内容を解説をしていきます。
見積内訳書の記載項目
項目の名称や商品名、数量、単価などを記載します。
工事業の場合は1つの見積書に全ての項目を記載するのではなく、工事の種類ごとにぺージを分けて見積書を作成する方法が一般的です。
内訳の書き方は、「○○工事 一式」ではなく、材料ごとに記載することが望ましい。
見積表紙と内訳書に記載する内容がどのようなものか分かりました。
では、内訳の金額はどのように決めればよいのでしょうか？
うむ、それを知るためには工事費の構成がどのようになっているかを理解し、正しく積算を行う必要がある。
まずは積算について、どのようなものなのかを解説していきます。
次回からは工事業において、各費用の算出や赤字を出さないための見積書作成には欠かせない「積算」についてご説明します。
見積作成を簡単に行うには工事業専用見積ソフトがおすすめ
今回ご紹介した見積書に記載を行うべき項目は法定福利費を含め、見積ソフトをご使用いただければ簡単に入力が行えます。
「工事の見積作成って、なんだか難しそう…」そんな方にもおすすめなのが、工事業用の見積・積算システムです。
弊社のハウロードシリーズの見積・積算システムは、パソコン1台でご使用いただく場合165,000円(税込)からご用意。
売り切り型で「年度使用料」などの継続利用にかかる費用がないのもポイントじゃ。
- 電気工事業向けEシリーズ
- 設備工事業向けSシリーズ
- 建築工事業向けAシリーズ
相場が高い印象の工事業専用ソフトですが、リーズナブルな価格で豊富な機能を取り揃えています。
電気工事業向けEシリーズ、設備工事業向けSシリーズは職種別の歩掛を4種類まで設定可能です。
- 歩掛や雑材料などの細かな係数は、「数量」を入力すればシステムが自動で算出
- 工事の規模にかかわらず短時間で適切な見積書を作成
- 作業効率を大幅にアップ
見積書は、発注側と請負側のどちらにとっても非常に重要なものです。
複雑な上に正確さが求められる作業だからこそ、専用ソフトを上手に活用して効率よく作成を行いたいものですね。
材料を選んで数量を入力するだけなら、今の方法より時短になりますね！早速社長に教えないと！
ハウロードシリーズなら、見積の作成と一緒に原価や販売の管理も行えるんじゃ！
見積作成で業務効率も利益も上昇じゃ！
| 基本的な見積書の書き方・書くべき項目 |
| 積算の方法 |
| 積算を行う前に |
| 工事価格の構成と積算 |
| 直接工事費とは？ |
| 工事業の「見積」と「積算」の違い |
| 工事業の見積作成で困ったら、国土交通省のデータを活用しよう！ |
| 【年間130万円の差！】工事業向け見積ソフトのコストパフォーマンスは？ |
| 積算に関するおすすめ本３選 |
| 歩掛とは？ |
| 見積チェックリストの作成方法 |
| 法定福利費とは？工事業では見積書に内訳明示を |
