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【工事業】基本的な見積書の書き方・書くべき項目【保存版】

見積書は、項目や金額などを明示することで相手方との取引をスムーズにし、発注を促す重要な役割を担っています。

ここではそんな見積書の基本的な書き方についてご説明します。

新人OL 若葉ちゃん

今回ご説明するのは、どのような項目を記載するか?です。

積算については、「積算の方法」の記事をお読みください。

【工事業の見積作成】積算とは?積算の方法【赤字工事をなくす積算】

はじめに

「見積書を作成して」と言われ、いったいどこから記載を行えばよいか分からず本記事にたどり着いた方も多いのではないでしょうか。

工事業の見積書は、記載する内容などを「国土交通省」がまとめています。

 

本コラムでは、そちらの内容を踏まえつつ、一般的なビジネス文書として見積書に最低限記載すべき項目をご紹介します。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、「見積書を作成して」と言われたのですが、何を記載すればよいのでしょうか?
うむ、それにはまず、「どうして見積書の作成を行うのか」その目的について説明するわい。

仙人

 

見積書の必要性

見積書は、書面にすることで様々な役割を果たしています。

 

トラブル防止

見積書を提出する際、口約束では後々トラブルになりかねません。

「何が見積内容に含まれているのか、どこに何を取り付けるのか」を明確に書面で表すことで、トラブルを防ぐ目的があります。

 

社内外への説明

工事前・工事施工中・施工完了後に至るまで、あらゆる場面で社内外への説明書の役割も果たします。

工事業に詳しくない取引先にも、自社内にも。双方にとって分かりやすい見積書を作成することが重要です。

 

顧客の信頼感向上

「どんな材料を使用し、価格はそれぞれいくらなのか」をはっきりさせることで、取引先の信頼を向上します。

これらの目的のため、見積書には書くべきとされる事項があります。

こと工事業においては、国土交通省のホームページで配布されている「公共建築工事見積標準書式」にて、記載が推奨されている項目があります。

新人OL 若葉ちゃん

なるほど。記載する目的が分かりました。では、どういった内容を書くのでしょうか?
見積書は3つの要素から成り立っているんじゃ。

仙人

それぞれがどんな役割かを解説した上で、記載内容の説明をしていきます。

 

見積書の構成

見積作成を行うにあたり、どのように見積書が構成されているかを知る必要があります。

工事業の見積書は、「表紙」「内訳書」「条件書」の3つから構成されています。

 

見積表紙

表紙と聞くと何やら難しい印象を受けるかもしれませんが、誰しもが一度は目にしたことのある「合計金額」などが記載された箇所のことです。

 

見積内訳書

見積明細とも呼ばれる部分です。

文字通り、見積表紙に記載した「合計金額」の内訳について記載します。

大規模な工事の場合、明細部分が100ページ以上に及ぶこともあるんじゃ!

仙人

 

見積条件書

実際の工事にあたり、どこからどこまでを工事範囲とするかを記載します。

工事範囲を明確にすることで、お客様と意見の食い違いなどのトラブルを防ぐことができる重要な役割があるんじゃ

仙人

新人OL 若葉ちゃん

なるほど、見積書は3つから構成されているんですね。では、具体的にそれぞれどのような項目を記載するのでしょうか?
「見積条件書」については、それぞれの企業によって記載内容が異なってくるので今回は割愛するが、表紙と内訳書についてを解説していこうかの

仙人

 

見積書に最低限必要な項目

一般的に見積書で記載すべき事項と、「公共建築工事見積標準書式」にて記載が推奨されている項目。

それぞれどんなものがあるのかをまとめました。

工事業の見積表紙では、大きく分類して4つの項目を掲載することが「公共建築工事見積標準書式」にて推進されています。

見積表紙の4項目
  • 合計金額
  • 法定福利費
  • 工事に関する項目
  • 作成者に関する項目

この他にも、一般的なビジネス文書として記載を行う項目があります。

併せてそちらも解説を行います。

法定福利費

「法定福利費」については、近年になって記載が勧められるようになったため戸惑う方も多いかもしれません。

法定福利費については別記事にて解説を行います。

 

タイトル

「見積書」「御見積書」といった、この書類が見積であると分かるタイトルを記載します。

新人OL 若葉ちゃん

大まかな費用を知るために作成する「概算見積書」というものもあります。

 

見積番号

何度も再提出を行うことがある工事業では、見積番号も重要です。

見積書に番号を振り分けます。

 

宛先となる会社名・氏名

見積先の会社名や屋号、担当者の部署や氏名を記載します。

「株式会社」は(株)と省略しないこと、誤字・脱字や「様」「御中」などの付け忘れにも注意しましょう。

敬称について

間違えやすい「様」「御中」の使い分けですが、下記のように覚えると分かりやすいです。

  • 様…個人宛
  • 御中…企業や学校宛て

ただし、「株式会社○○ 山田太郎」のような場合やご担当者宛ての場合、となることに注意しましょう。

また、「宛て」は使いません。

 

見積金額(合計金額)

見積書の中で最も重要な部分ですので、上部に大きな文字ではっきりと記載します。

取引内容(内訳)の下にも合計金額として記載します。

 

法定福利費

法定福利費とは従業員にかかる社会保険料の全般を指す費用です。

近年見積書に明記する必要があると定められ、企業側ではそれぞれの従業員にかかっている法定福利費の正確な算出が求められるようになりました。

法定福利費

「法定福利費」については、近年になって記載が勧められるようになったため戸惑う方も多いかもしれません。

法定福利費については別記事にて解説を行います。

 

発行日

見積書の発行日もしくは提出日を右上の位置に記載します。

発行日は、いつ作成したかを明確にするだけでなく、後述の「見積有効期限」の起算日にもなるんじゃよ

仙人

 

見積有効期限

見積書内容の有効期限を記載します。

「本見積提出後○週間」のように記載します。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、どうして有効期限を記載する必要があるんでしょう?
材料価格の変動が起こりやすい工事業では、特に必要な項目の一つじゃ。

仙人

材料価格の変動で損をしないためにも、有効期限の記載は必要です。

 

工事名

工事の件名を記載します。

官公庁の工事の場合、指定された工事名を記載します。

 

工事場所

工事を行う場所を記載します。

住所で記載することもあれば、「○○学校」など固有名詞で記載することもあります。

 

受け渡し方法

工期や受け渡し場所などを記載します。

 

作成した会社名・氏名(製造業者または専門工事業者)

見積書を作成した担当者の会社名・代表者氏名・住所・電話番号を記載し、社印や担当者印を押印します。

データをやり取りする場合にも一旦印刷したものに押印します。

見積作成者の氏名・連絡先も併せて記載を行うことが好ましいです。

作成した会社名・氏名の項目
  • 製造業者または専門工事業者名
  • 所在地
  • 代表者氏名
  • 代表者印または社印
  • 見積作成者の氏名
  • 見積作成者の連絡先

新人OL 若葉ちゃん

書くことがたくさんありますね…
ここまでが見積表紙に記載する内容じゃ。

仙人

引き続き、「見積内訳書」に記載する内容を解説をしていきます。

 

取引内容(内訳)

項目の名称や商品名、数量、単価などを記載します。

工事業の場合は1つの見積書に全ての項目を記載するのではなく、工事の種類ごとにぺージを分けて見積書を作成する方法が一般的です。

内訳の書き方は、「○○工事 一式」ではなく、材料ごとに記載することが望ましいんじゃ。

仙人

見積表紙と内訳書に記載する内容がどのようなものか分かりました。

新人OL 若葉ちゃん

では、内訳の金額はどのように決めればよいのでしょうか?
うむ、それを知るためには工事費の構成がどのようになっているかを理解し、正しく積算を行う必要がある。

仙人

まずは積算について、どのようなものなのかを解説していきます。

次回からは工事業において、各費用の算出や赤字を出さないための見積書作成には欠かせない「積算」についてご説明します。

 

見積作成を簡単に行うには工事業専用見積ソフトがおすすめ

今回ご紹介した見積書に記載を行うべき項目は法定福利費を含め、見積ソフトをご使用いただければ簡単に入力が行えます。

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見積書は、発注側と請負側のどちらにとっても非常に重要なものです。

複雑な上に正確さが求められる作業だからこそ、専用ソフトを上手に活用して効率よく作成を行いたいものですね。

新人OL 若葉ちゃん

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仙人