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「今月、ちゃんと黒字なはずなのに、なんで手元にお金が残ってないんだろう…？」
そんな経験はありませんか？
もしかしたら、それは「売掛金」の管理がうまくいっていないせいかもしれません。
工事業では、月末締め翌月払いなど、あとでお金が振り込まれる後払いの取引が基本。
「売上が発生した＝お金が入ってくる」と思い込んでしまいがちですが、実際には請求して、入金されるまでに間が空いてしまいます。
確かに、その場で支払いではなく翌月に請求書をお送りしています。
そうなると、
- 間違いなく請求を行う
- 入金が行われたか確認を行う
等の確認が発生するじゃろう。
この道のりをしっかり見届けるのが「売掛管理」。
つまり、売掛管理は資金繰りの不安を減らすための大事な仕事です。
- どうして必要なの？
- 工事業ではどんなリスクがあるの？
- 今日からできる簡単な管理方法は？
今回は、そんな売掛管理についての疑問にお答えしながら、初心者でもすぐに始められるようやさしく解説していきます。
売掛管理ってなに？工事業にも必要なお金の管理
そもそも「売掛金」ってどんなお金？
売掛金とは、「あとで払ってもらう約束で売ったお金」のこと。
工事業の場合、「月末締め・翌月払い」などの取引条件で、納品や工事完了後に請求書を出すのが一般的です。
そういえば、先月現場が終わった工事、今月末に請求書を出しました。
そして入金されるのは、来月末というわけじゃな。
はい、それまでに支払ってねと請求書に書いてありましたね。
つまり、売上があるけど、まだ手元にお金はないということじゃ。
この“まだもらっていないお金”を、帳簿上では「売掛金」と呼びます。
こうしたお金の流れを可視化し、お金をもらうまでの道のりをきちんと見届けるのが、売掛管理の役割です。
だんだん分かってきました。
でも、可視化って…なんだか大変そうですね。
じゃが、そのひと手間を惜しむと、あとでお金に困ることもあるからのう。
売掛金をどうして管理しないといけないの？
冒頭でも記載した、「今月、ちゃんと黒字なはずなのに、なんで手元にお金が残ってないんだろう…？」という経験。
売上はあるのに、なぜか手元にお金が残らない…もしそんな悩みを感じた経験があれば、原因のひとつは「売掛金の管理不足」かもしれません。
工事業で後払いの取引が多く、請求してから実際に入金されるまでに1ヶ月、長ければ2ヶ月以上かかることもあります。
- 請求書の出し忘れ
- 入金の確認漏れ
- 未入金に気づかず放置
といったトラブルが発生しやすく、結果として資金繰りに大きな影響が出てしまいます。
確かに、「この工事の請求をし忘れていた…」と後で青ざめたことがあります。
うむ、それが積み重なると“黒字倒産”につながることすらあるのじゃ。
“あと払い”が多い工事業にこそ、売掛管理が大切な理由
工事業では、「月末締め・翌月末払い」などの支払い方法が基本です。
現場が終わったからといって、その瞬間にお金が入ってくるわけではありません。
工事完了後の流れを、一度確認してみよう。
| 4月上旬 | 工事が完了 |
| 4月末 | 請求書を発行 |
| 5月末 | 入金が実施される |
こうして表で見てみると、お金が手元に入るまで約2ヶ月もタイムラグがありますね。
その通り！じゃが、この間にも次の現場が始まって資材を買ったり、人件費を払ったり…出ていくお金は止まらぬ。
だからこそ、「いつ、どの現場の、いくらの入金があるか」を把握しておくことがとても重要なのです。
管理不足に陥ると、お金の流れがつかめず無理な支払いをしてしまったり、資金が足りずに仕事が止まってしまうことも。
そういえば、決算では黒字だったのに、支払いが重なって通帳残高がギリギリだったことがあります…！
帳簿と現金は別物じゃからの。
「黒字だから安心」とは限らぬのじゃ。
売掛金をこまめに管理し、「入金されてはじめて利益」と意識することが大切です。
お金の入口（入金）を意識することが、資金繰りを安定させるカギになります。
では、具体的にどんな方法で売掛金を管理するのでしょうか？
売掛金を管理することを、売掛管理という。
手順をざっくり解説しようかの。
今日からできる！売掛管理の手順
売掛管理というと、専門的で難しそうに感じるかもしれませんが、実はやることはとてもシンプルです。
大切なのは、請求したものが、ちゃんと入金されたかを追いかけること。
とは言え、専門知識がたくさん必要なんじゃ…？
そんなことはないぞい。
まずは“把握できる形”になっておれば十分じゃ。
ステップ1：請求書の発行日と金額をリスト化
まずやるべきは、「どの現場に、いつ、いくら請求したのか」をひと目で分かるようにすることです。
- 請求書の発行日
- 工事名
- 請求先
- 請求金額
- 支払期日
- 入金予定日
今は作成した請求書をフォルダに入れているだけでした。
ふむ、それでは
- どこまで送付したか
- いつ入金されるか
が分からなくなるのう。
あれ？支払期日、入金予定日って同じような日付ですよね？
どうして分けて書く必要があるんでしょう。
素晴らしい！
支払期日、入金予定日はそれぞれ意味合いが異なるのじゃ。
| 支払期日 | ・請求書に記載された「〇日までに支払ってください」という約束の期限 ・遅延の根拠になる、契約上の基準日 |
| 入金予定日 | ・実際に「この日に入金される見込み」として把握している日 ・資金繰りやキャッシュフロー管理のための予測日 |
両方書いておくことで、
- トラブル防止
- キャッシュフロー管理
が行えるのじゃよ。
また、一覧にしておけば、請求漏れ・二重請求・確認ミスを減らすことができます。
まずは請求情報を見える化するところから始めてみましょう。
ステップ2：チェックと記録を習慣に
請求書は出して終わりではなく、「正しく入金されたか」まで見届けるのが、売掛管理の要です。
特に工事業は、請求から入金までの間にタイムラグが生じる。
小まめに情報を確認し、記録を残すことが重要じゃ。
- 請求漏れがないか？…請求書の発行日・請求先・金額に漏れはないか確認する
- 入金されたか？…振込の有無を確認する
- 請求通りの内容で入金されたか？…請求金額と一致しているか確認する
あっ…確かに以前、完了した工事を「もう請求した」と思い込んでいたことがありました！
ふむ、それは「未請求なのに入金を待っていた」状態じゃな。早めに気づけてよかったのう。
「ちゃんと請求できているか？」「その通りに入金されているか？」を確認し、一覧表などにメモを残しておくことで、売掛金の状況を常に把握できるようになります。
最初は面倒に思えるかもしれんが、慣れてしまえば「お金の流れ」が自然と見えるようになるぞい。
なるほど。
ただ…今でさえ精一杯なんです…。
そんな時は、工事業に特化した業務ソフトを使う、という手もあるわい。
請求漏れや未入金はシステムがお知らせしてくれるわい。
売掛管理を簡単に行うには工事業専用見積ソフトがおすすめ
今回ご紹介した売掛管理は、ハウロードシリーズをご使用いただければ簡単に行えます。
ハウロードシリーズは、工事業用の見積・積算・受注・原価・販売管理システムです。
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ハウロードシリーズは見積作成を起点に、原価管理や施工後の管理も１つのシステムで行えます。
作業の２度手間はなく、例えば請求書発行等はボタン操作でスムーズにシステムが集計・発行を行います。
- 万が一未入金の案件が発生した際はアラートメッセージの通知を受け取ることもでき、請求漏れ・未入金を防ぐ
- 入金予定は月ごとにリスト化を行います。前月残高・繰り越し残高なども一覧で分かりやすく表示
- 請求書発行は、通常締切日や工事別・取引先別等細かな条件指定で行え、刷を行っているかも一目で確認が行えるため、請求漏れや二重請求を防ぐ
売掛管理は、発注側と請負側のどちらにとっても非常に重要なものです。
複雑な上に正確さが求められる作業だからこそ、専用ソフトを上手に活用して効率よく作成を行いたいものですね。
ボタン操作で行えるなら、今の方法より時短になりますね！早速社長に教えないと！
ハウロードシリーズなら、見積の作成と一緒に原価や販売の管理も行えるんじゃ！
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