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長年経営を続けていくうちに、「何らかの改善が必要だとは分かっているけど、どこから手を付けて良いのか分からない…」という経営者さんは意外と多いことかと思います。
- 生産性が改善せず悩んでいる
- 作業効率が悪い気がする
- 従業員の残業時間が増える一方
そんなお悩みを抱えていらっしゃる方にまず実践いただきたいのが重複した作業や不要なタスクの棚卸です。
仙人、それは分かるのですが…何から始めれば良いのか…。
それなら、まず「業務フロー」を作成してみよう。
業務フローの作成を行えば、社内全体のプロセスの見える化が行えます。
プロセスの見える化は無駄な作業を特定し業務効率を向上するだけでなく、従業員間でそれぞれの業務がどのように影響し合っているかの理解へと繋がります。
なるほど、早速業務フローについて教えてください！
業務フローとは？
業務フローとは、業務完遂までの一連の流れを工程毎に表現したものです。
業務プロセスを、業務を行う担当者や実施内容と共に視覚的に表現します。
どんな作業を行っていて、どんな順番で行われているのかを矢印や図表で表していくのじゃ。
なかなか大変な作業になりそうですね…。
心が折れないよう、もう一度作成するメリットについておさらいしておこう。
業務フローはなぜ必要なの？
冒頭でも少し解説を行いましたが、まずは業務フローを作成するメリットについてより具体的に解説を行います。
明確な業務プロセスを定義することで、不要または重複する作業の特定が行えます。
無駄だと特定した作業は無くしたり、より良い方法にやり方を変えるという手もあるわい。
業務フローの可視化によって、従業員は自分の業務が他の業務や他の部署にどのように影響を与えるかを理解しやすくなります。
会社全体のコミュニケーションやチームワークの向上に繋がりそうですね。
明確な手順や作業内容が確立されることで、ミスや誤解を減らすことができます。
従業員一人ひとりが「これは何のために行う作業なのか」と分かるのは大きなポイントですね。
業務が効率化されることで、顧客に対してもこれまで以上に高い品質で、迅速なサービス提供が可能になります。
いずれも重要なことばかりですね！頑張って取り組んでみようと思います。
では、業務フローに書くべき項目をまずは教えてもらえますか？
おっと、その前に準備しておくことがあるわい。
業務フローの作成前に～準備をしておくこと
業務フローをスムーズに作成できるようにするためにも、開始する前にまずは下記の情報を準備しましょう。
業務の全体理解
せっかく作成した業務フローが不正確では、現場の混乱に繋がります。
作成開始前に対象となる業務の全体像を把握することが重要です。
- 対象となる業務の全体像を、網羅的に理解する
うーん…私だけでは分からない業務や、反対に私だけしか知らない業務があるんです。どうすればよいでしょう？
網羅できていない内容があれば、不正確な内容になってしまうからの。
全体像把握の後は、業務フローに関わる関係者の洗い出しが必要じゃ。
関係者の洗い出し
業務フローに記載する内容に関わる全ての関係者を洗い出します。
- 実際に業務を行っている従業員
- 従業員を管理している担当者
- その他関連する担当者
実行担当者だけが把握している業務がある可能性も高く、経営者や管理者以外もフラットに発言できる環境を用意しておくことも重要です。
また、各担当者の洗い出しを行うことで、業務フローを作成する上でのニーズもを把握が行えるようになります。
目標の設定
新しい業務フローを作成する目的と、達成したい具体的な目標を設定します。
先ほども出てきた、「これは何のために行う作業なのか」ですね！
うむ、目的が明確になれば作成のモチベーションとなるだけでなく、一人ひとりが必要な情報を適切に割り当てられるわい。
だんだんできそうな気がしてきました！
よろしい。では書くべき項目を洗い出していこうかの。
業務フローに掲載するべき情報
業務フローに掲載すべき情報は、具体的な作業内容以外にもいくつかあります。
さらに、業務フローは一度作成すれば完成するものではなく、継続的に改善していくことが求められます。
ここでは主な項目をご紹介しますが、是非自社の状況に合わせ情報を追加しながら作成してみてください。
- 作業内容
- 担当者(担当部署)
- 作業が開始されるポイント
- 作業が終了となるポイント
- 作業が行われる順序
- 決定や分岐のポイント
- リソース
- 時間枠/期限
- 成果物
作業内容
実施する具体的な作業内容を記載します。
タスクの明確化は業務フローの基本であり、何が行われるべきかを理解するためにも必要不可欠です。
担当者(担当部署)
上記の作業を誰が行っているのかを明確にします。
作業が開始されるポイント
どのような起点で作業が始まるのかを明確にします。
具体的にはどんなことでしょうか？
うむ、例えば見積作成は急に始まるわけではなく、「顧客からの問い合わせ」があり開始されるはずじゃ。
なるほど。プロセスの始まる条件を書くのですね。
作業が終了となるポイント
同様に、どのような条件で作業が終わるのかについても明確にします。
作業が行われる順序
作業が行われる順序も記載を行います。
順序が明確になることで、タスク間の関連性や流れの可視化が行えます。
作業内容への理解が深まり、更なる効率化が目指せるわい。
決定や分岐のポイント
決定や選択が必要な分岐点があれば、そのポイントと、ポイント毎のアクションを明確にします。
リソース
必要に応じ、作業で用いるリソースを記載します。
リソース？
ひとつめの項目として挙げた「作業内容」に関係するわい。
各作業内容を行うにあたり必要なリソース(資産)を記載します。
- 人的リソース …従業員や専門家、外部パートナー
- 物理的リソース…機械、設備
- 財務リソース …予算、資金
- 情報リソース …データ、知識 など
時間枠/期限
例えば承認まで数日を要するような完了に時間がかかる作業や、期限のある作業は時間枠も記載します。
作業進行と後々の優先順位付けを行う際に重要となってきます。
成果物
各ステップや作業全体から得られる具体的な成果物を明確にします。
知らぬ間に部署毎に同じ内容の書類を作っていた…などが分かりそうですね。
うむ、より効率的に行う順序もわかるかもしれん。
考えてみれば、これまで紹介された内容は用意するのが難しいものはそんなにありませんよね。
そう、そして業務フローを整えることでのメリットは非常に大きい。
業務フローの作成を行うことで、作業の重複や無駄が明確になり、全体の効率化へと繋がります。
- 無駄な作業を特定し、業務効率を向上
- 従業員間の相互影響の理解
- ミスの削減にも繋がる
- 顧客満足度の向上
仙人、だんだんやる気が湧いてきましたよ。
素晴らしい！
失敗と無駄を減らす
効果的な業務フローの導入は、失敗のリスクや無駄の削減に繋がります。
例えば重複する作業や不必要なステップの特定は、時間とリソースの浪費を防ぎます。
他にも業務フローを通じリスク管理や計画的な対応策の準備など、これまで手薄になっていた箇所の洗い出しが行えるかもしれません。
業務フローは、単に作業の効率化を図るだけでなく、業務の安定性を高める重要な役割を果たします。
業務フローを作るのは面倒だと思っていましたが、工事毎に同じような書類を部署毎に作っていた…など、無駄の削減が大きく見込めそうですよね。
うむ。
ゆくゆくはフロー作成時間を大きく上回る効果が期待できそうですね。
うむ。それで言えば、業務を一元管理できるソフトウェアも業務効率化には有効じゃよ。
え、一元管理ができるソフトウェア？
工事業向けの一元管理ソフト
「ならでは」の部分も多い工事業の一元管理におすすめなのが、ハウロードシリーズの導入です。
ハウロードシリーズは、見積・積算・受注・原価・販売管理を１つのシステムで管理が行えるのじゃ！
手作業では大幅にかかっていた作業時間も、工事業に特化したハウロードシリーズを導入することで解消されます。
工事業特有の見積作成から施工後までの管理を一貫してひとつのシステムで管理が行えます。
ハウロードシリーズは工事業に沿って設計されたソフトウェア。
工事業の複雑な見積・積算作成も簡単に行えます。
歩掛などにも対応した適正価格の見積書を、誰にでも簡単に作成が行えます。
例えば見積作成は表計算ソフトと比較した場合、1/4の時間で作成が行えるわい。
他にも、経営戦略に繋がるデータを見える化。50種類以上の管理帳票で、御社の業務を支援します。
- 受注決定報告書
- 原価報告書
- 完成工事原価報告書
- 工事状況一覧表
- 受注書
- 工事台帳
- 仕掛⼯事⼀覧表 など
作成した見積書データや受注一覧表などは、リアルタイムで把握が行えます。
社内間・支店間、全体の状況をスムーズに把握ができることで、更なる業務効率化が目指せます。
忙しい工事業だからこそ、専用ソフトを上手に活用して効率よく作業を行いたいものですね。
