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テレワークを工事業でも!そもそもテレワークとは?方法やメリットを解説

新型コロナウィルスの影響で耳にする機会の増えた「テレワーク」。

感染防止対策の一環としてテレワークが行える機器等へ助成金を設け、働き方の転換を推進している都道府県も増えてきました。

テレワークを行うにあたり「向いている」とされる業種もあれば、接客業や販売業のようにテレワーク化が難しいとされている業種があることも事実。

「工事業もテレワークに向いていないよな…」と諦めていらっしゃる方もいるかもしれません。

実は工事業でも、業務によってはテレワークが可能なんです。

実際に、弊社のお客様でも既にテレワーク対応を行い始めている企業様も。

今回は既に弊社の製品をお使いの方にも、工事業の業務ソフトがはじめての方にもわかりやすく、そもそもテレワークとは?メリットは?などを解説いたします。

 

そもそもテレワークとは?

耳にする機会が増えたとは言え、「テレワーク」についてあまりまだよく分からない…という方も多いのではないでしょうか。

厚生労働省のホームページではテレワークや実施に当たり役立つ情報をまとめたリーフレットの配付を行っています。

その中でテレワークについては以下のように解説されています。

テレワークとは、インターネットなどのICTを活用し自宅などで仕事をする、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
引用:テレワークを有効に活用しましょう~新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワーク実施-厚生労働省ホームページ

新人OL 若葉ちゃん

ICTは「情報通信技術」、IT技術を使用して人やモノを豊かにしていくことを指します。文字で表すと何やら難しい印象ですが、ITとほぼ同じ意味合いの言葉です。

新型コロナウィルス対策の印象が強く、テレワーク=自宅での勤務と捉えている方もいらっしゃいますが、正確には外出先で働くモバイルワークやサテライトオフィスでの勤務も含まれます。

参考 テレワークを有効に活用しましょう厚生労働省 参考 テレワーク総合ポータルサイト厚生労働省

 

自宅での勤務(在宅勤務)


在宅勤務とは文字通り、自宅にいながら就業を行う働き方です。

企業様によって頻度等は異なりますが、下記のようなケースも「在宅勤務」に含まれます。

在宅勤務一例
  • 週のうち数日を在宅勤務とし週1~2日の頻度で通勤を行う
  • 一日の一部を在宅勤務で行う

新人OL 若葉ちゃん

どんなメリットがあるんでしょうか?

企業側のメリットとしては離職率の低下があげられます。

病気やけが、あるいは育児などの家庭の事情でやむを得ず離職を考えている従業員がいる場合も、在宅勤務を可能とすることで離職を防ぎ継続雇用が図れます。

離職率を下げることで、作業効率の向上も見込まれるんじゃ。

仙人

工事業では、見積作成や工事台帳作成などの専門的な作業を行う従業員の離職は大きな痛手となります。

次世代への教育も重要な課題ではありますが、優秀な従業員を継続し雇用を行える環境作りも大切なポイントです。

従業員側のメリットとしては、通勤時間の短縮によるライフワークバランスの改善があげられます。

満員電車や感染リスクへのストレス低減はもちろん、浮いた時間を家族と過ごしたり、趣味・勉強に費やすことでより充実した生活が行えるようになります。

ゆとりある時間を過ごすことで、業務においても効率よく作業が行えるわい。

仙人

 

モバイルワーク


モバイルワークとは移動中や出先のカフェなどで就業を行う働き方です。

可動性のある働き方を行うことで、これまでロスしていた時間も業務にあてることができます。

現場作業も多い工事業の場合、出先での発注管理が行えるだけでも業務効率が向上します。

加えて見積書の確認等も行えるようになると、顧客の満足度や信頼度の向上にも繋がります。

 

サテライトオフィスワーク


近年注目されるようになってきたサテライトオフィス。

サテライトオフィスとは、本社とは別の場所に設置されたオフィスを指します。

新人OL 若葉ちゃん

それって…支店と何が違うんですか?

「本社以外の場所で働く」と聞くとあまり支店との違いが感じられませんが、「サテライト」の意味を調べるとその違いが見えてきます。

サテライト
英語のsatellite(衛星)の音訳。「本体から離れて存在するもの」の比喩としてよく使われる。
引用:Wikipedia

支店を設立する際は「本店と管轄を同じくする支店」を除き、登記申請が義務付けられています。

地域に根付いた営業拠点として、本社に近い裁量をもつことができます。

一方サテライトオフィスの場合、レンタルオフィスやコワーキングスペースでの開設。

業務を遂行する上で差し支えがない範囲での設備となります。

サテライトオフィスにも「都市型・郊外型・地方型」といくつか種類があり、目的や使い方も変わってくるんじゃ。

仙人

例えば先ほどご紹介した在宅勤務では気が散ってしまう…という方や、支店ほど広い場所は必要としていないものの新規開拓を行いたいという場合にも有効です。

 

デメリットや注意点

各形態の箇所でも触れた通り、上手く活用すれば様々なメリットをもたらすテレワーク。

生産性の向上や離職率の低下など、どれも企業の将来性のためには欠かせない課題の解決にも繋がります。

ですが、やはりデメリットや注意すべき点も存在します。

どの形態でも共通して言える注意点として、大きく次の二点があげられます。

 

コミュニケーションの質をこれまで以上に向上する


通勤を行い対面で接していた時よりも接触機会が減る分、各従業員の抱える仕事上必要な悩みや担当する仕事への評価が見えづらくなりがちです。

従業員側としても社内の雰囲気が把握できなくなったり、業務上必要な情報の伝達漏れも予想されます。

コミュニケーションの質をこれまで以上に向上し、一人ひとりの従業員に対しオーバーワークとなっていないか・情報共有は適切に行えているかといったケアが必要です。

デメリット打破のアイディア
  • ”あえて雑談”の機会を、定期的に設ける
  • 進捗状況等は可視化し、従業員間で共有する
例えばデータの保管先を一元管理し、どの情報がどこに保管されているか誰にでも分かりやすくする…というのも解決策の一つじゃ。

仙人

 

セキュリティ対策をしっかりと

社外でも重要な情報を取り扱うこととなるテレワーク。

重要となってくるのが、情報管理への対策です。

社内であれば専任者を配置し統率を行った上で管理を行えましたが、テレワークの場合は各個人の環境も異なります。

情報セキュリティそのものやトラブル発生時の対策など、従業員一人ひとりの知識を深めた上で、情報漏洩に対する対策を講じなければなりません。

新人OL 若葉ちゃん

場合によってはセキュリティ対策に関する講習も必要ですね。
デメリット打破のアイディア
  • トラブル発生時のマニュアルをより強化する
  • 各従業員に対し情報漏洩のリスクを理解してもらう
クラウドでの情報管理も便利じゃが、セキュリティ面での安定を図るにはVPNを用いてテレワークを行うという方法もあるわい。

仙人

 

工事業におけるテレワーク

さて、ここまでの内容で一般的なテレワークについてのメリット・デメリットをお伝えしてきました。

次に気になるのは、工事業におけるテレワークのあり方かと思います。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、工事業でテレワークって…どうやって行うんでしょうか?
実際の工事施工をテレワーク…というのは難しい話じゃが、デスクワークは他業種同様テレワークが行えるんじゃ。

仙人

この他現場作業員も工事日報などの書類作成をテレワークで行ったり、各情報をITツールで⼀元管理することで接触機会の低減を行うことができます。

接触機会を減らすことで新型コロナウィルスの対策となるだけでなく、業務効率の向上を図ることも可能です。

具体的に、工事業のどんな業務でテレワーク化・業務効率化が行えるのかを実際の例を元にご紹介させていただきます。

今回紹介する実例は一例じゃ。アイディアやツール次第で、このほかの部門もテレワーク化が行えるわい。

仙人

 

見積作成業務


工事業とは切っても切れない関係の見積作成。

ITツールを用いることで、見積作成もテレワーク化が行えます。

今現在見積作成を行っている方法がExcelなどの表計算ソフトの場合、データの保管先をクラウドに置くことでも在宅勤務が行えるようになります。

新人OL 若葉ちゃん

その際は見積書だけでなく、各材料の原価費用などの情報もクラウド上に保管が必要ですね。
うむ。専用の見積ソフトを導入するという手もあるわい。

仙人

工事業の見積作成に必要な情報は様々あり、在宅勤務を行おうと思ってもなかなか難しい…という方も多いかもしれません。

工事業専用の見積ソフトを導入する場合、各材料の歩掛や原価費用などの見積作成で必要な情報を組み込み一元管理することができます。

新人OL 若葉ちゃん

資料を都度探したりする必要もなくなるので、作業のスピードも向上しますね。

 

材料発注などの事務作業

工事受注に伴う材料の発注や、受注書作成などの書類業務もテレワーク化が行える業務です。

新人OL 若葉ちゃん

工事業の書類って、色々作成するものがありますよね…。毎回頭が痛いです。
ITツールを導入すれば、そんな悩みも同時に解決できるかもしれんぞ。

仙人

例えばハウロードシリーズの場合、作成した⾒積書のデータは、クリック1つで受注書や仕入先別の発注書に連携が行えます。

見積作成後、同じ内容を再度入力して受注書や発注書を作成していた…という場合、大幅に時間短縮が行えます。

再入力を繰り返すうちに発生するミスも低減されるんじゃ。

仙人

 

売掛管理業務

請求書や売上伝票の作成など、売掛管理業務もテレワーク化が行える業務のひとつです。

見積作成同様に、現在Excelなどの表計算ソフトの場合、データの保管先をクラウドに置くことで在宅勤務でも作業が行えるようになります。

新人OL 若葉ちゃん

ただ、完了した業務や作らなければいけない案件の管理などが…在宅勤務だとなかなか難しいです。
先ほどのテレワークのデメリットでも挙げた部分じゃな。

仙人

作成を行う業務や確認作業を補助する機能として、ハウロードシリーズには「メッセージ機能」もございます。

  • メッセージ機能は、他部署や他担当者への業務依頼を製品画面内にポップアップメッセージにて表示させる機能です。
  • 送信頻度の⾼い業務依頼は定型⽂での送信が⾏えます。任意のメッセージを⼊⼒することも可能です。

上手にITツールを活用することで、新型コロナウィルスへの対策だけでなく業務改善も行えるんじゃ。

仙人

 

テレワーク化をきっかけに、ITツールの導入を

一見在宅勤務等への転換が難しそうな印象を受ける工事業ですが、業務内容によってはテレワーク化が可能です。

現在の方法のままでも、データの保管先をクラウドに置き換えて…など、工夫を行うことでテレワークへ転換することも可能ですが、それによって業務効率が悪くなってしまっては長続きしません。

これまでの業務スタイルから一新となるテレワーク。

ITツールの導入を行うことで、単に在宅勤務の実現が行えるだけでなくこれまで以上に効率的な業務が目指せます。

どのようにすればよいか分からない…という企業様も、是非まずはご相談ください。企業様ごとに最適な環境づくりを、担当者が一緒に考案させていただきます。

工事業もテレワーク化で業務改善じゃ!

仙人