忙しいあなたにこそ試してほしい！工事業の「業務改善」とは？その方法

業務改善は大手の企業よりも、全ての業務に目が届きやすい中小企業の方が成功しやすいと言えます。

業務改善を行うことによって、ミスの低減や抑制、業務成果の向上、さらには業務時間短縮や仕事の効率化を図ることができるのです。

「業務改善」と聞くと大層なことのように感じるかもしれませんが、実は業務改善は、企業規模に関係なく、小さな内容から始めることも可能です。

今こそ業務改善を行い、ストレスフリーな業務進行を目指してみませんか？

今回は工事業の業務改善について、解説いたします。

はじめに

「業務改善」という言葉は、弊社のような小さい会社には無縁の話…と思っていませんか？

実はそんなあなたにこそ、是非重要性について知っていただきたいのが工事業の業務改善です。

中小企業にとっても、「業務改善」は非常に重要なポイントです。

例え一親方の個人企業だった場合でも、少しの改善が何年後にも渡って良い効果をもたらしたり、数十年後の企業の成長のきっかけになることもあります。

そのため、業務改善は企業規模に関係なく必要なことです。

従業員の意欲向上のためにも、業務改善は重要！

業務改善を行う目的の種類は様々です。

数十年後を見据えたことから身の回りの小さなことまで、今よりもスムーズに業務が行えるよう改善していくのが目的です。

効率化が進めばスムーズな業務進行が可能になしますし、従業員の意欲向上につながりさらなる業務改善となるでしょう。

現状を確認しておくこと

工事業は顧客管理から始まり、工事図面の確認や拾い出し、見積積算、材料原価の確認・材料の発注書作成など…、業務の流れが複雑で工程も多岐に渡ります。

業務改善を行う前に、社内において今どういった仕事が、どういった流れで行われているかの洗い出しが必要です。

業務改善ではこの複雑な業務の流れを可視化(＝見える化)し、全体像を把握することが重要になってきます。

現在進行形で行われている業務を「見える化」することで、現状把握が容易になります。

業務改善で目指す3つのポイント

業務改善で目指したいポイントは、主に以下の3点となります。

この三点を意識するだけで、業務の進行に格段の違いが見えるでしょう。

不要な作業を減らして業務を効率化

工事業の業務改善を行う上で、一番はじめやすいのが不要な業務の削減です。

「不要な仕事はないはず…」と考えがちですが、実際に業務フローを作成したり、部署の垣根を越えて企業内全体で誰がどのように業務を行っているのか洗い出しをしていくと、重複した業務や無駄な業務が見つかる場合が多々あります。

それでは具体的な問題点の確認方法を、工事業の業務内容と共に解説いたします。

工事業の4つの流れ

工事業には大きく分けると4つの流れがあり、これらの手順を可視化することで、不要な業務をあぶり出します。

工事業務実施の流れ

工事計画の作成など

工事業務実施の流れ

材料原価の把握や見積積算で必要な資料の確認・作成など

帳票の流れ

受発注書の作成、売掛買掛管理、工事台帳の作成など

システム画面の流れ

顧客管理など

部門の壁を取り払って全体像を見ると、複数の担当者によって同じような業務をしている場合があります。その場合も1つにまとめる必要があります。

この他、昔ながらの方法で作業を行っているため時間がかかっている処理を、システムなどを使用し時間短縮を図ることも重要です。

ミス抑制のため、運用方法を見直す

ケアレスミスの場合は、再発防止策を常に考える習慣をつけることが大切です。

特にミスが起こりやすい業務手順は、システム化などでミスの発生を抑制することも一つの改善策です。

また、業務のミスを減らすには、業務フローが最適かどうかの検証も有効です。

業務工程に無理がないか、増員や減員によって防ぐことのできるミスではないかなど、適時確認を行いましょう。

例えば若葉ちゃんの言う、見積積算の計算ミスは、システムを使うことでも防ぐことが可能です。

手作業で行うよりも、システムを使用することで、これまでどんぶり勘定となってしまっていた「補給数量」なども加味した正確な見積積算を行うことが可能です。

また、システムを導入することで時間短縮が行えるメリットもあります。

業務改善で、更なる業務改善を生む

業務改善が正しく機能すると、業務の質が向上します。

業務の質が変わると、成果に対する社員の意識も変化していきます。

営業成績を伸ばすアイディアを出したり、コスト削減を意識するなど、社員自ら更なる業務改善を生む土壌を作っていくのです。

業務成果の向上は簡単に出来ることではありませんが、先ほどの「効率化」「ミスの抑制」により時間短縮や環境が変わることで、決して不可能なことではありません。

事業発展の第一歩

業務の効率化やミスの抑制などの業務改善が行われると、必然的に業務時間の短縮につながります。

この成果をどのようにフィードバックするのか。単に残業時間が短縮され、人件費の削減につなげる方向性もありますが、更なる事業の発展につながるよう、事業計画を見直してみましょう。

以上、業務改善について解説しました。業務改善は部門ごとではなく、部門の壁を取り払って全体で行うことで、大きな効果が期待できます。

目的がコスト削減だけでなく、是非とも更なる事業の発展に向けて業務改善に取り組んでみてください。

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