IT導入補助金2022、募集開始。詳しくはコチラ!

忙しいあなたにこそ試してほしい!工事業の「業務改善」とは?その方法

業務改善は大手の企業よりも、全ての業務に目が届きやすい中小企業の方が成功しやすいと言えます。

業務改善を行うことによって、ミスの低減や抑制、業務成果の向上、さらには業務時間短縮や仕事の効率化を図ることができるのです。

「業務改善」と聞くと大層なことのように感じるかもしれませんが、実は業務改善は、企業規模に関係なく、小さな内容から始めることも可能です。

今こそ業務改善を行い、ストレスフリーな業務進行を目指してみませんか?

今回は工事業の業務改善について、解説いたします。

 

はじめに


「業務改善」という言葉は、弊社のような小さい会社には無縁の話…と思っていませんか?

実はそんなあなたにこそ、是非重要性について知っていただきたいのが工事業の業務改善です。

新人OL 若葉ちゃん

業務改善って、大きな会社ではよく聞くイメージだけど…。
実は中小企業にとっても、非常に重要なことなんじゃよ。具体的には…

仙人

中小企業にとっても、「業務改善」は非常に重要なポイントです。

例え一親方の個人企業だった場合でも、少しの改善が何年後にも渡って良い効果をもたらしたり、数十年後の企業の成長のきっかけになることもあります。

そのため、業務改善は企業規模に関係なく必要なことです。

 

従業員の意欲向上のためにも、業務改善は重要!

新人OL 若葉ちゃん

とは言え、業務改善がどういったものなのか、いまいち分かりません…。
どういった業務の改善を行うかによって結果は変わってくるが…

仙人

業務改善を行う目的の種類は様々です。

数十年後を見据えたことから身の回りの小さなことまで、今よりもスムーズに業務が行えるよう改善していくのが目的です。

業務改善の目的例
  • 残業や休日出勤を減らすため
  • 業務の効率や効果を向上するため
  • 従業員の意欲向上のため

効率化が進めばスムーズな業務進行が可能になしますし、従業員の意欲向上につながりさらなる業務改善となるでしょう。

新人OL 若葉ちゃん

なるほど。小さなことから…それなら私一人からでも出来る改善案、見つかりそうですね!
うむ!早速始めてみよう。まずすべきことは…

仙人

 

現状を確認しておくこと


工事業は顧客管理から始まり、工事図面の確認や拾い出し、見積積算、材料原価の確認・材料の発注書作成など…、業務の流れが複雑で工程も多岐に渡ります。

業務改善を行う前に、社内において今どういった仕事が、どういった流れで行われているかの洗い出しが必要です。

業務改善ではこの複雑な業務の流れを可視化(=見える化)し、全体像を把握することが重要になってきます。

現在進行形で行われている業務を「見える化」することで、現状把握が容易になります。

問題点を洗い出す為、まずは現状をきちんと把握しようぞ。

仙人

新人OL 若葉ちゃん

抱えている問題点を認識できれば、業務改善の際も正しい判断が出来るようになりますね!
業務フローがない場合は、「どのような流れで誰がどのように・どのような業務を行っているか」の確認を行い、業務フローの作成からはじめてみよう。

仙人

 

業務改善で目指す3つのポイント


業務改善で目指したいポイントは、主に以下の3点となります。

業務改善で目指したいポイント
  1. 効率化
  2. ミスの低減・抑制
  3. 業務成果の向上

この三点を意識するだけで、業務の進行に格段の違いが見えるでしょう。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、業務成果の向上といっても、今でも精いっぱい心がけているんです…具体的にどうすれば良いんでしょうか。

不要な作業を減らして業務を効率化


工事業の業務改善を行う上で、一番はじめやすいのが不要な業務の削減です。

「不要な仕事はないはず…」と考えがちですが、実際に業務フローを作成したり、部署の垣根を越えて企業内全体で誰がどのように業務を行っているのか洗い出しをしていくと、重複した業務や無駄な業務が見つかる場合が多々あります。

新人OL 若葉ちゃん

仙人、「無駄な業務」ってどのような内容でしょうか?
うむ。以下のポイントを、客観的な目で判断すべきなんじゃよ。

仙人

無駄な業務のチェックポイント
  • 各目的に沿っているか
  • 必要な工程であるか
  • 重複した工程ではないか

それでは具体的な問題点の確認方法を、工事業の業務内容と共に解説いたします。

 

工事業の4つの流れ


工事業には大きく分けると4つの流れがあり、これらの手順を可視化することで、不要な業務をあぶり出します。

工事業務実施の流れ

工事計画の作成など

工事業務実施の流れ

材料原価の把握や見積積算で必要な資料の確認・作成など

帳票の流れ

受発注書の作成、売掛買掛管理、工事台帳の作成など

システム画面の流れ

顧客管理など

部門の壁を取り払って全体像を見ると、複数の担当者によって同じような業務をしている場合があります。その場合も1つにまとめる必要があります。

この他、昔ながらの方法で作業を行っているため時間がかかっている処理を、システムなどを使用し時間短縮を図ることも重要です。

新人OL 若葉ちゃん

そうそう、先輩にこう教わったから…と材料の発注書を手書きで書いていたんですけど、実はパソコンからで大丈夫だったんですよ…
うむうむ。このようなことがないためにも、「必要な工程であるか」客観的な目での判断は重要じゃ。時に若葉ちゃん、工事業専用の見積ソフトは知っておるかの?

仙人

新人OL 若葉ちゃん

工事業専用の…?
工事業専用の見積ソフトを使えば、見積書の作成から「そのまま取引先へ提出できる発注書」を作成できるんじゃ。面倒で間違えやすい材料計算の時間も、短縮できるわい!

仙人

新人OL 若葉ちゃん

えっ!早速先輩に教えないと!
ほかにも、業務改善のポイントはあるんじゃよ

仙人

ミス抑制のため、運用方法を見直す


ケアレスミスの場合は、再発防止策を常に考える習慣をつけることが大切です。

再発防止策のステップ
  1. なぜミスは起きたのかを考える
  2. 再発防止のためにすべきことを考える
  3. その都度部門間で検証し、変更を加える

特にミスが起こりやすい業務手順は、システム化などでミスの発生を抑制することも一つの改善策です。

また、業務のミスを減らすには、業務フローが最適かどうかの検証も有効です。

業務工程に無理がないか、増員や減員によって防ぐことのできるミスではないかなど、適時確認を行いましょう。

人間じゃから、ミスをするのは当たり前じゃ。ミスを憎まず運用を憎めじゃよ。運用に問題があるから、ミスが起こると考えるのじゃ。

仙人

新人OL 若葉ちゃん

ミスが起きやすい…私、工事業の積算がどうしても苦手で、計算ミスが…。
うむ、そういったミスが起こりやすい業務の洗い出しを行い、対策を考えるのじゃ。

仙人

例えば若葉ちゃんの言う、見積積算の計算ミスは、システムを使うことでも防ぐことが可能です。

手作業で行うよりも、システムを使用することで、これまでどんぶり勘定となってしまっていた「補給数量」なども加味した正確な見積積算を行うことが可能です。

また、システムを導入することで時間短縮が行えるメリットもあります。

新人OL 若葉ちゃん

先ほどの、効率化にもつながりますね

 

業務改善で、更なる業務改善を生む


業務改善が正しく機能すると、業務の質が向上します。

業務の質が変わると、成果に対する社員の意識も変化していきます。

営業成績を伸ばすアイディアを出したり、コスト削減を意識するなど、社員自ら更なる業務改善を生む土壌を作っていくのです。

業務成果の向上は簡単に出来ることではありませんが、先ほどの「効率化」「ミスの抑制」により時間短縮や環境が変わることで、決して不可能なことではありません。

新人OL 若葉ちゃん

効率化で時間の短縮が進めば、それまでおざなりになっていた他の業務に着手できますものね。
うむ。それに、ミスの抑制によってチェックの二度手間三度手間が減る・精神的なストレスが減ることも大きく関係してくるわい

仙人

新人OL 若葉ちゃん

業務改善って、一つの改善だったとしてもこんなに素敵な連鎖が起きるんですね

事業発展の第一歩

業務の効率化やミスの抑制などの業務改善が行われると、必然的に業務時間の短縮につながります。

この成果をどのようにフィードバックするのか。単に残業時間が短縮され、人件費の削減につなげる方向性もありますが、更なる事業の発展につながるよう、事業計画を見直してみましょう。

以上、業務改善について解説しました。業務改善は部門ごとではなく、部門の壁を取り払って全体で行うことで、大きな効果が期待できます。

目的がコスト削減だけでなく、是非とも更なる事業の発展に向けて業務改善に取り組んでみてください。

 

適切な販売管理はソフトで

工事業に即した・自社に即した販売管理を適切に行うことで、利益の向上や企業の成長への手がかりにしませんか?

ハウロードシステムの販売管理システムは、工事業専用の使いやすさ。電気工事業・設備工事業・建設工事業、それぞれに対応しています。

必要に応じ、カスタマイズも可能です。是非、無料の資料請求で良さを実感してください。

あわせて読みたい

原価管理とは?
利益向上に繋がる 工事業における販売管理
工事業の「業務改善」とは?その方法
情報の一元化による業務改善