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工事業のための、情報の一元化による業務改善

工事業では、見積計算を行う上で必要となる資料、各取引先の材料原価、工事台帳などの各種書類、顧客のデータなど…多くの情報を扱わねばなりません。

「必要なあのデータ、どこに保管したのかな?」とお困りになることもあるのではないでしょうか。

ここでは、それらの膨大な情報を効率的に保管・運用し、業務改善の一助となる「一元管理」について解説いたします。

新人OL 若葉ちゃん

はぁ、毎日毎日、部長が作ったあのデータどこだったかな?あの工事の進捗どうだったかな?と情報を探す手間で労力と時間を使っています…
そんな時こそ、一元管理じゃ!

仙人

新人OL 若葉ちゃん

一元管理…?
一元管理とは…

仙人

 

一元管理とは情報を一か所でまとめて管理すること

一元管理」とは、業務の流れに際し必要な情報をすべて単一の箇所にまとめて保管し、管理することです。

膨大な情報のなかから必要な情報を探すのに時間がかかったり、担当者の不在で工事の進捗状況が確認できなかったりするのは効率的ではないですよね。

これまでバラバラに管理していたデータを一箇所で管理することで、情報を探すことが簡単になりその共有も正確かつスムーズになります。

新人OL 若葉ちゃん

あの情報はどこだっけ、って探す作業は本当に疲れますよね…探した後にさらに作業を行うのですし、無駄な時間は減らしたいです。
うむ。これまでバラバラに保管していた見積書や請求書などを一か所で管理することで、その悩みは解決できるわい。

仙人

また、全国に支店がある場合も、一元管理を行えば電話などをせずともスムーズに情報を確認できます。

一元管理のメリット

一元管理を行うことで、業務はより早く・より正確にできます。

一元管理のメリットはたくさんございますが、今回はその一例をご紹介いたします。

欲しい情報が簡単に探せる


一箇所に必要な情報がすべてまとまっていれば、どこを探せばいいか分からない、といったことが起こりません。

応用方法
  • 担当者が不在でも無駄な連絡待ちややりとりが不要になる
工事業専用・ハウロードシリーズなら、豊富な検索機能ですいすい欲しい情報にたどり着けるんじゃ。

仙人

何年も前に完了した工事の情報であっても、簡単に見つけられることができます。

情報共有をスムーズに


単一のシステム上で担当者が進捗を随時更新しておけば、使用者の誰もがリアルタイムでその情報にアクセスし、状況を把握することができます。

応用方法
  • 支店と本店の間での情報の共有を一元管理することで、業務がスムーズに

新人OL 若葉ちゃん

異なる支店の情報を知りたいとき、些細なことでも都度電話をするのって…お互いに時間や確認のための手間が発生して、あまり効率的ではないですよね。
ハウロードシリーズなら、VPN環境があればそんな無駄もないぞよ。

仙人

新人OL 若葉ちゃん

セキュリティは大丈夫なのでしょうか?
うむ、そういった面で安心なのもVPNの特長じゃ。

仙人

この他、ハウロードシリーズはソフト自体に使用者ごとにパスワードを設定したり、使える機能を制限する機能も搭載しております。

業務上のミス予防にもつながる


見積から受注、そして工事施工までの一連の業務の流れを一つのソフトで管理することで、各担当者の間で認識のずれが生じません。

そのため、ミスも防ぎやすくなります。

新人OL 若葉ちゃん

確かに、見積作成はこっち・受注した工事はあっち…と色々な場所で管理をしていると、一人で管理をしていても大変ですよね。

担当者が異なったり、関係者が多いとなおさら大変だと感じることでしょう。

一元管理は、時間短縮に役立つだけではなく、業務の正確さにも寄与するのじゃ!

仙人

 

一元管理で業務改善

以上、今回は情報の一元管理について解説しました。

一元管理を行うことで、情報の保管・共有の効率性が上がり、また各工程における業務の正確さも高まります。

情報管理の複雑な工事業において、一元管理は大幅な業務改善の助けとなるでしょう。

一元管理を行うには工事業専用ソフトがおすすめ


今回ご紹介した一元管理は、工事業専用の見積・積算・原価・販売管理システムハウロードシリーズをご使用いただければ簡単に行えます。

非常に複雑であると同時に正確さが求められる工事業の見積作成作業。

弊社工事業用見積ソフト「ハウロードシリーズ」をご活用頂く企業様が増えてきています。

工事業専用見積ソフトがあれば、使用する材料の名前を選択し数量を入力するだけで、歩掛を使用した計算を正確に行うことができます。

メリット
  • 工事の規模にかかわらず短時間で適切な見積書を作成
  • 作業効率は大幅にアップ
  • 見積作成を行うことで受注書・発注書・請求書などの書類も同時作成
  • 情報もソフト1つで管理、無駄がない

見積書は、発注側と請負側のどちらにとっても非常に重要なものです。

複雑な上に正確さが求められる作業だからこそ、専用ソフトを上手に活用して効率よく作成を行いたいものですね。

新人OL 若葉ちゃん

見積を作るときは材料を選んで数量を入力するだけなら、今の方法より時短になりますね!早速社長に教えないと!
ハウロードシリーズなら、見積の作成と一緒に原価や販売の管理も行えるんじゃ!見積作成で業務効率も利益も上昇じゃ!

仙人

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