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【工事業】コピペOK!見積書を送るビジネス用メールの文例~注意点もご紹介

工事業では欠かせない見積書。「基本的な見積書の書き方・書くべき項目」の記事でご紹介した通り、見積書はビジネス上でも重要な役割を担っています。

見積書の役割

項目や金額などを明示することで相手方との取引をスムーズにし、発注を促す。

 

工事業の見積書は大規模な工事では100ページを超えることもあり、見積書はPDFなどをメールで送る機会も多いことかと思います。

今回はメールで見積書をお送りする際に使える、ビジネス用のメール文例をご紹介させていただきます。

メールで送る際の注意点もご説明しますので、是非メール送付の際に確認してみてください。

新人OL 若葉ちゃん

今回ご紹介するのはメールの注意点です。郵送では異なる部分がありますのでご注意ください。

 

見積書を送る際のビジネスメール文例

実際に見積書を送る際のビジネスメールの例文をご紹介させていただきます。

各項目の細かな書き方は、この後順番に解説していきますのでお時間のある方は是非そちらも確認してみてください。

文例①
件名:【株式会社〇〇(自社名)】「△△工事」のお見積書ご送付
======

〇〇株式会社
営業部部長 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の■■です。

先日は〇〇の件についてお見積をご依頼いただき誠にありがとうございます。
添付のPDFファイルにて、御見積書をお送りさせていただきます。

・見積番号XXX1はご依頼いただいた通りの内容
・見積番号XXX2は施工する箇所を拝見し、備え付ける製品を小型に変更した内容
となっています。

【添付内容】
・御見積書(PDF)  〇通
・資料(PDF 全◯ページ) 〇部

※御見積の有効期限は【◯◯◯◯年◯月◯日】までとなります。
ご不明点やご要望などがありましたら■■までお気軽にお問い合わせください。

電話番号:090-XXXX-XXXX
メールアドレス:〇〇@XXX.ne.jp

ご検討のほどどうぞよろしくお願いいたします。

----------------------------------------------------
株式会社〇〇 営業部
■■■■

〒000-0000 東京都〇〇区XX-XX-XX
TEL:03-XXXX-XXXX
MAIL:〇〇@XXX.ne.jp
----------------------------------------------------

 

ビジネスメールに記載する内容

先程ご紹介した文例でも書かれている、ビジネスメールで必要な項目をご紹介させていただきます。

ビジネスメールで記載する項目
  • 件名
  • 宛名
  • 始めのあいさつ文
  • 主文(要件)
  • 締めのあいさつ文
  • 署名
一つずつ解説していくわい

仙人

 

件名

自分宛の受信メールを確認する際に、取り急ぎ件名と送り元だけを見て判断している…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

せっかく見積書を作成しても、相手方がメールを見落としてしまっては意味がありません。

ビジネスメールでは特に、件名は書き方が非常に重要です。ひと目で内容が分かるよう、用件をしっかりと記載しましょう。

件名の文例
  • 【株式会社〇〇(自社名)】「△△工事」のお見積書ご送付
  • 【見積書送付】△△工事の件
  • 【期日:●月●日】「△△工事」のお見積書について
また、メールに送った後の電話も大切じゃ。

仙人

メールの送付後は送り先に電話を行い、メールで見積書を送付した旨を伝えることも大切です。

一報を入れることでメールの見逃しによるトラブルもなくなりますし、お客様からの印象も良くなるでしょう。

 

宛名

要件を書き出す前に、まずはお送り先の宛名を記載します。

工事業の場合、送り先は日頃から取引のある得意先や新規の個人の方など多岐に渡ります。それぞれのケースに応じた注意点をご紹介させていただきます。

相手先が企業の場合

ビジネスメールの宛名は、基本的に相手のお名前だけでなく会社名や役職も記載します。

担当者の方の名前が分からない場合は「ご担当者様」と記載します。

宛名文例①担当者が1名

〇〇 株式会社

営業部部長 □□(個人名)様

敬称について

間違えやすい「様」「御中」の使い分けですが、下記のように覚えると分かりやすいです。

  • 様…個人宛
  • 御中…企業や学校宛て

ただし、「株式会社○○ 山田太郎」のような場合やご担当者宛ての場合、となることに注意しましょう。

また、「宛て」は使いません。

 

また、送り先の担当者が複数名いらっしゃる場合連名で記載を行います。

連名で記載する際は、役職順で書くこともポイントです。役職には「様」を付けないことにも注意を払いましょう。

宛名文例②担当者が複数名

〇〇 株式会社

営業部 □□(個人名)部長 □□課長 □□様

 

担当者の数が膨大な場合は、「各位」で記載します。「各位」には敬称をつけません。

宛名文例②担当者が複数名

〇〇 株式会社 営業部ご担当者各位

 

相手先が個人の場合

送り先が個人の場合も、宛名は記載を行います。先ほど記載した通り、「御中」は使用しません。

宛名文例③送り先が個人

〇〇様

 

始めのあいさつ文

あいさつ文と書くと難しい印象を受けますが、「いつもお世話になっております」等の部分を指します。

あいさつ文では併せて自分の名前を名乗ります。宛名・あいさつ文・自分の名乗りは定型文として覚えておくと、スムーズです。

始めのあいさつ文・名乗り文例

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇 営業部の □□(個人名) です。

 

一般的なあいさつ文は上記の「 いつもお世話になっております。 」ですが、その他のあいさつ文の文例も併せてご紹介いたします。

始めのあいさつ文例
  • 毎度お引き立ていただき、ありがとうございます。
  • 先日は貴重なお時間を頂戴し、ありがとうございました。
  • 平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
  • 先日は〇〇の件についてご相談いただき誠にありがとうございます。

 

主文(要件)

主文に記載すべき内容は企業様や工事の内容等によっても大きく異なってきますが、簡潔にかつ分かりやすく記載することが重要です。

文章だけでなく箇条書きや段落なども用い、見やすさや分かりやすさへの配慮を行ってください。

見積書を送る際、主文で記載すべきポイントがいくつかございます。

  1. 添付内容
  2. 見積有効期限

複数の見積書を添付する場合、どのような違いがあるかも記載を行うことで受け取り手にも伝わりやすいです。

見積の有効期限が短い場合は、主文中にも見積有効期限を記載すると丁寧です。

 

主文(要件)の文例

このたびは△△工事の御見積をご依頼いただき、ありがとうございます。
添付のPDFファイルにて、御見積書をお送りさせていただきます。

 

見積番号XXX1は~ (複数の見積書を添付する場合、内容説明 )

見積番号XXX2は~ (複数の見積書を添付する場合、内容説明 )

 

【添付内容】
・御見積書(PDF)  〇通
・資料(PDF 全◯ページ) 〇部

 

※御見積の有効期限は【◯◯◯◯年◯月◯日】までとなります。

ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問い合わせください。

 

締めのあいさつ文

始まりのあいさつ文同様、締めのあいさつ文も定型文を覚えておくと便利です。

一般的には「何卒よろしくお願い致します。」が締めのあいさつ文にあたりますが、見積書送付の場合は「ご検討のほどどうぞよろしくお願いいたします。」など依頼形式の文章を使用します。

締めのあいさつ文の文例
  • ご検討のほどどうぞよろしくお願いいたします。
  • ご査収のほどよろしくお願いいたします。
  • ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします。
  • ご検討いただければ幸いです。

 

ビジネスメールを送る際の注意点

ビジネスメールを送る際の注意点は様々ありますが、今回は工事業者様が見積書を送る際によくある注意点をご紹介させていただきます。

 

添付ファイルは、パスワードと容量の確認を

見積書には顧客情報などの重要な情報も多く記載されており、セキュリティ面への配慮が必要です。

添付ファイルの送付方法
  1. ZIP圧縮を行ったファイルへパスワードをかけ、パスワードを別送する(PPAP)
  2. 外部ストレージサービスを利用する

以前はコンピュータセキュリティの一つであるPPAPが一般的でしたが2020年11月に内閣府がPPAPを廃止すると発表したこともあり、徐々に外部ストレージサービスの利用も広まってきています。

外部ストレージへのアクセスなどは企業ごとにコンプライアンスが異なる部分ですので、送り先に合わせた配慮を行いましょう。

また、PPAPにてファイルを添付する際はファイルの容量も確認が必要です。

一般的には添付ファイルサイズは2MB以下が理想とされており、3MBを超える添付ファイルは送り先によっては受信ができません。

 

宛名の使い分けを行う

メールの宛名欄を見てみると、「To」「CC」「BCC」の三種類が確認できるかと思います。

いずれも宛先には変わりありませんが、それぞれ用途が異なります。

宛名の種類
  • To…用件を伝えたいメインの相手を選択する
  • CC…上司や関係者など、内容を共有しておきたい相手を選択する
  • BCC…ToやCCで選択した相手には表示されずに送付が行える
メールを受け取った全員がTOとCCに記載されているメールアドレスを知ることができるわい。

仙人

正しい用途を選び、情報漏洩や相手先への失礼のないよう配慮を心がけましょう。

 

工事業でありがちな、見積書の再提出

価格交渉や取り付ける製品の変更など、見積書の提出後に再度見積提出を依頼されるケースも多い工事業。

再提出を依頼された場合、「価格見直しの根拠」を提示が行えれば取引先からの信頼も増します。

再提出時の文例

ご連絡いただきました内容を踏まえ、再見積の書面を添付させていただきます。

〇〇の取り付け製品の見直し等で価格面の再検討をさせていただきました。

変更を行った製品の資料も添付させていただきます。

前回の御見積書より〇〇円ほどお値下げをさせていただきましたがいかがでしょうか。

 

まとめ

見積書をメールで送付する際は、気を付けなければならないポイントや書き方に迷ってしまうことも多いかと思います。

特に添付に関する失敗は情報漏洩にも関わってくる問題ですので、細心の注意を払って確認が必要です。

見積書の再提出を依頼されることも多い工事業。

日常業務の大変さを少しでも軽減なさりたい、とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

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  • 工事の規模にかかわらず短時間で適切な見積書を作成
  • 作業効率を大幅にアップ

見積書は、発注側と請負側のどちらにとっても非常に重要なものです。

複雑な上に正確さが求められる作業だからこそ、専用ソフトを上手に活用して効率よく作成を行いたいものですね。

新人OL 若葉ちゃん

材料を選んで数量を入力するだけなら、今の方法より時短になりますね!早速社長に教えないと!
ハウロードシリーズなら、見積の作成と一緒に原価や販売の管理も行えるんじゃ!見積作成で業務効率も利益も上昇じゃ!

仙人

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